Giới thiệu về OneNote và ứng dụng trên Microsoft 365

OneNote là gì ?

OneNote là ứng dụng ghi chú phổ biến được người dùng ưa chuộng để lưu giữ các ghi chú để quản lý, sắp xếp công việc hiệu quả.

Là ứng dụng tạo ghi chú tiện lợi và có thể đồng bộ hoá qua tài khoản Microsoft, phù hợp để hoạt động trên cả điện thoại và máy tính. Quý khách có thể chia sẻ ghi với bạn bè và người thân.

Lợi ích khi sử dụng

  • Hình thức ghi chú đa dạng, giúp bản quản lý tốt công việc của mình.
  • Chia sẻ ghi chú với bạn bè, đồng nghiệp dễ dàng.
  • Ghi chú được đồng bộ giữa các thiết bị.
  • Tính năng bảo mật ghi chú bằng mật khẩu.

Tính năng nổi bật

OneNote được phát triển bởi Microsoft, các ghi chú trên ứng dung này được động bộ hóa trên nhiều thiết bị khá nhau như điện thoại hay máy tính với cùng 1 tài khoản Microsoft.

Giúp người dùng có thể sử dụng mọi lúc mọi  nơi trong công việc mà không cần thay đổi thiết bị.

Tạo sổ tay

Bước 1: Nhấn phím Windows trên bàn phím > Gõ tìm kiếm OneNote > Nhấn vào OneNote để mở.

Bước 2: Trên giao diện OneNote, quý khách hãy nhấn vào biểu tượng mũi tên ở Notebook > Chọn Thêm Sổ Tay.

Tạo thư mục và cài đặt mật khẩu

Bước 1: Chọn hình dấu (+) để tiến hành thêm mục mới cho sổ tay.

Bước 2: Nhấp chuột phải vào mục mới tạo, chọn “Bảo vệ phần này bằng mật khẩu”.

Bước 3: Nhập mật khẩu cần đặt cho mục.

Bước 4: Chọn “Khoá tất cả” rồi kiểm tra lại.

Vì Microsoft/Office 365 dựa trên đám mây nên quý khách có thể chia sẻ tệp OneNote với những người khác để kích hoạt sổ làm việc cộng tác theo thời gian thực. Sổ tay có thể được chia sẻ để xem hoặc chỉnh sửa và vì OneNote tự động lưu khi quý khách làm việc, nhiều người dùng có thể cộng tác cùng một lúc.

Không hiếm trường hợp sự cố xảy ra khi có nhiều người dùng chỉnh sửa cùng một tệp. OneNote đã đề cập đến vấn đề này. Thông qua tab “lịch sử” hay “history”, quý khách có thể xem các bản sửa đổi trước đây để theo dõi các thay đổi và khôi phục các phiên bản tệp.

Tích hợp với phần mềm khác

Điều tuyệt vời về Microsoft/Office 365 là các ứng dụng của nó tích hợp đơn giản và hoàn hảo. Ví dụ: OneNote có thể được đồng bộ hóa với Outlook, cho phép quý khách có thể gửi thông tin từ email trực tiếp đến OneNote và tương tự, ghi chú có thể được gửi trực tiếp qua email từ OneNote.

Khả năng tích hợp không chỉ dừng lại ở các ứng dụng của Microsoft. Quý khách có thể cài đặt một số plugin để thêm các chức năng cho OneNote, như Zapier, kết nối OneNote với các ứng dụng như Salesforce, Trello và Slack. Điều này cho phép các ứng dụng hoạt động hài hòa, nâng cao năng suất hơn.