Template quản lý thời gian bằng Google Sheets miễn phí

Trong nhịp sống hiện đại, việc quản lý thời gian hiệu quả không chỉ là một kỹ năng hữu ích mà còn là chìa khóa giúp bạn đạt được sự cân bằng và thành công lâu dài. Dù bạn là một chuyên gia bận rộn, một sinh viên hay một doanh nhân, việc sắp xếp công việc khoa học sẽ giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất và kiểm soát tốt hơn quỹ thời gian của mình. Bộ tài liệu Template quản lý thời gian bằng Google Sheets miễn phí sẽ cung cấp cho bạn công cụ Quản lý Thời gian & Bảng điều khiển trực quan hóa thời gian để tối ưu. Cùng Tenten.vn tìm hiểu ngay nhé.

Cấu trúc Template quản lý thời gian bằng Google Sheets

Đường link dẫn tới Template:  Link

Trang tính Quản lý thời gian gồm 2 Sheets:

• Sheet Data nơi bạn nhập thông tin chi tiết về từng hoạt động, bao gồm tên hoạt động, thời gian thực hiện, mức độ ưu tiên và năng lượng. Đây là cơ sở nền tảng giúp bạn theo dõi và quản lý thời gian một cách hiệu quả.
• Sheet Dashboard – tổng hợp dữ liệu từ sheet data và hiển thị dưới dạng biểu đồ, đồ thị và thẻ tóm tắt, giúp bạn dễ dàng đánh giá hiệu suất làm việc và nhận diện các điểm cần cải thiện.

Với trang tình này, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về cách sử dụng thời gian của mình và từng bước nâng cao hiệu quả công việc.

Sheet Data: Thiết lập dữ liệu để theo dõi các hoạt động thời gian

Sheet Data là nơi bạn ghi lại và theo dõi thông tin chi tiết về tất cả các nhiệm vụ của mình. Mặc dù trông đơn giản, nhưng đây chính là công cụ giúp bạn phân tích và hiểu rõ hơn về cách sử dụng thời gian đồng thời hỗ trợ cho việc trực quan hóa dữ liệu trong Sheet Dashboard.

Trong Sheet Data có một số những nội dung quan trọng cần đưa vào bao gồm:

• Hoạt động / Task: Đặt tên cho nhiệm vụ bạn đang theo dõi, chẳng hạn như “Nghiên cứu cho Dự án B” hoặc “Họp nhóm”.
• Thời gian thực hiện: Ghi lại thời gian bạn đã dành cho mỗi nhiệm vụ, tính tự động theo đơn vị giờ
• Mức độ ưu tiên: Xác định mức độ quan trọng của nhiệm vụ (Cao, Trung bình hoặc Thấp).
• Mức độ năng lượng: Đánh giá mức năng lượng của bạn khi thực hiện nhiệm vụ đó (Thấp, Trung bình hoặc Cao).
• Phân loại: Phân loại nhiệm vụ theo danh mục như công việc, họp nhóm hay việc cá nhân.
• Task Type: Phân chia nhiệm vụ theo dạng mức độ, tính chất công việc như Có ảnh hưởng lớn, Việc lặp lại hằng ngày, Nghỉ ngơi,..
• Ngày thực hiện: Ghi lại ngày bạn hoàn thành nhiệm vụ để dễ dàng theo dõi tiến độ.

Sau khi thiết lập đầy đủ các cột trên, bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu và theo dõi hoạt động hàng ngày của mình. Qua thời gian, bạn sẽ dần nhận ra các xu hướng và mô hình trong cách sử dụng thời gian, từ đó có những điều chỉnh phù hợp để nâng cao năng suất.

Sheet Dashboard: Trực quan hóa công việc và thời gian sử dụng

Sheet Dashboard trong Google Sheets chính là nơi biến dữ liệu từ Sheet Data thành thông tin trực quan, giúp bạn theo dõi và cải thiện kỹ năng quản lý thời gian. Với bảng điều khiển này, bạn có thể dễ dàng nhận diện xu hướng, đánh giá hiệu suất và tối ưu công việc hằng ngày. 

• Tổng thời gian: Hiển thị tổng số giờ bạn đã dành cho các nhiệm vụ. Điều này giúp bạn theo dõi khối lượng công việc thực tế so với kế hoạch đặt ra.
• Điểm hiệu suất: Trung bình hiệu suất cá nhân dựa trên thời gian bạn phân bổ cho các nhiệm vụ.
• Mức độ tập trung: Đo lường mức độ tập trung trung bình khi thực hiện nhiệm vụ. Nếu bạn hoàn thành công việc với ít gián đoạn, điểm tập trung sẽ cao hơn, giúp bạn cải thiện khả năng làm việc sâu (deep work).

Ngoài ra, Dashboard còn cung cấp những biểu đồ nâng cao để phân tích thời gian cho các loại công việc để từ đấy đánh giá hiệu suất và tối ưu công việc.

• Mức độ ưu tiên và thời gian hoàn thành công việc: So sánh thời gian thực tế dành cho từng nhiệm vụ với mức độ ưu tiên của nó. Điều này giúp bạn nhận diện liệu có đang dành quá nhiều thời gian cho các nhiệm vụ ít quan trọng hay không, từ đó điều chỉnh lại lịch trình hợp lý.
• Số lượng nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên: Hiển thị tổng số nhiệm vụ trong từng danh mục ưu tiên. 
• Mức độ năng lượng so với nhiệm vụ: Theo dõi số lượng nhiệm vụ ở từng mức năng lượng trong ngày.
• Thời gian làm việc chia theo Task Type: Phân tích cách bạn sử dụng thời gian: bao nhiêu thời gian dành cho họp hành, công việc dự án, nghiên cứu hay các nhiệm vụ khác?
• Hiệu suất trung bình theo mức năng lượng: Xác định hiệu suất làm việc dựa trên mức độ năng lượng thực hiện công việc
• Thời lượng theo danh mục công việc: Phân loại thời gian bạn dành cho từng hoạt động (làm việc, học tập, giải trí, nghỉ ngơi, v.v.)

Bằng cách trực quan hóa dữ liệu này trong Google Sheets, bạn có thể ra quyết định chính xác hơn, tối ưu hóa năng suất và cải thiện kỹ năng quản lý thời gian một cách hiệu quả! 

Lời khuyên sử dụng template tốt nhất

• Theo Dõi Thời Gian Một Cách Nhất Quán: Càng cập nhật dữ liệu thời gian thường xuyên, thông tin bạn nhận được sẽ càng chính xác. Hãy cố gắng theo dõi thời gian hàng ngày hoặc hàng tuần.
• Đặt Mục Tiêu Rõ Ràng: Trước khi bắt đầu, hãy xác định những gì bạn muốn đạt được khi sử dụng. Cho dù đó là cải thiện sự tập trung, giảm thiểu thời gian lãng phí hay cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, việc có mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn luôn động lực.
• Xem Lại Bảng Dashboard Thường Xuyên: Hãy tạo thói quen kiểm tra bảng Dashboard vào cuối mỗi ngày hoặc tuần. Việc xem xét thường xuyên sẽ giúp bạn phát hiện xu hướng, tinh chỉnh chiến lược quản lý thời gian và duy trì đúng lộ trình.

Kết luận

Template quản lý thời gian bằng Google Sheets miễn phí là một bước đột phá trong việc sắp xếp công việc và nâng cao năng suất. Bằng cách thường xuyên xem xét dữ liệu và thực hiện các điều chỉnh nhỏ dựa trên những phát hiện của mình, bạn có thể liên tục cải thiện chiến lược quản lý thời gian và trở nên hiệu quả hơn.

Tin bài liên quan

Top 7 các trang web tài liệu học tập chất lượng

OmniCare: Giải pháp quản lý đa kênh đón đầu các xu hướng bán hàng

TOP 10+ phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, tốt nhất hiện nay