Hướng dẫn hồ sơ và thủ tục đăng ký SMS Brandname

Căn cứ theo Nghị định 91/2020/NĐ-CP về chống tin nhắn rác, thư điện tử rác, cuộc gọi rác (gọi tắt là Nghị định 91). Mọi tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tên định danh phục vụ hoạt động quảng cáo qua tin nhắn, cuộc gọi có thể nộp hồ sơ đăng ký cấp tên định danh về Cục An toàn thông tin.

Cùng TENTEN tìm hiểu chi tiết hơn nhé.

Dịch vụ SMS Brandname là gì?

Dịch vụ SMS Brandname là hình thức gửi tin nhắn SMS quảng cáo, chăm sóc khách hàng hoặc thông báo thông qua tên thương hiệu của doanh nghiệp thay vì sử dụng số điện thoại di động thông thường. Điều này có nghĩa là, khi khách hàng nhận được tin nhắn, phần người gửi (Sender) sẽ hiển thị tên thương hiệu của doanh nghiệp thay vì dãy số điện thoại ngẫu nhiên.

Ví dụ: Thay vì nhận tin nhắn từ một số điện thoại như “0909576798”, khách hàng sẽ nhận được tin nhắn từ tên thương hiệu như “TENTEN” hoặc “TENTENVN”.

Phân loại SMS Brandname

Dịch vụ SMS Brandname có thể được chia thành hai loại chính: SMS Quảng cáo và SMS Chăm sóc khách hàng. Mỗi loại có những mục đích sử dụng và đặc điểm riêng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc giao tiếp và tương tác với khách hàng.

SMS Quảng cáo

SMS Quảng cáo là hình thức sử dụng SMS Brandname để gửi các tin nhắn có nội dung tiếp thị, quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc các chương trình khuyến mãi của doanh nghiệp đến khách hàng mục tiêu.

Mục tiêu chính của SMS Quảng cáo là tăng cường sự nhận biết thương hiệu, thu hút khách hàng mới, và thúc đẩy doanh số bán hàng.

Đặc điểm

• Nội dung hướng tới tiếp thị và quảng bá: Thông báo các chương trình khuyến mãi, giảm giá, ra mắt sản phẩm mới, hoặc sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp.
• Gửi đến số lượng lớn khách hàng: Tin nhắn quảng cáo thường được gửi đến một danh sách lớn khách hàng đã được phân loại hoặc mục tiêu cụ thể.
• Thời gian gửi linh hoạt: Tin nhắn quảng cáo thường được gửi vào những khung giờ có khả năng khách hàng sẽ quan tâm và đọc nhiều nhất, như buổi sáng hoặc buổi tối.

Ví dụ:

• “MUA 1 TẶNG 1 tại SHOPABC! Giảm giá lên tới 50% cho tất cả sản phẩm từ ngày 20/11 đến 25/11. Đừng bỏ lỡ!”
• “NGANHANGABC: Nhận ngay 1 triệu VND khi mở thẻ tín dụng trước ngày 30/11. Liên hệ: 0123456789.”

SMS chăm sóc khách hàng

SMS Chăm sóc khách hàng là loại tin nhắn được sử dụng với mục đích thông báo, xác nhận hoặc hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp,  không mang tính chất quảng cáo mà nhằm tạo sự kết nối và chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Đặc điểm của SMS chăm sóc khách hàng

• Nội dung mang tính chất thông báo và hỗ trợ: Thông báo về đơn hàng, xác nhận giao dịch, gửi mã OTP, nhắc lịch hẹn, thông báo bảo trì hệ thống, hoặc gửi lời chúc mừng sinh nhật khách hàng.
• Gửi đến khách hàng cá nhân: Tin nhắn chăm sóc khách hàng thường được gửi trực tiếp đến từng khách hàng dựa trên các thông tin và giao dịch cá nhân.
• Tạo sự tương tác thân thiện: Tin nhắn được soạn thảo với nội dung thân thiện, chuyên nghiệp, và mang tính cá nhân hóa cao.

Ví dụ

• “SHOPABC: Đơn hàng của bạn đã được xác nhận và sẽ giao đến vào ngày 25/11. Cảm ơn bạn đã mua sắm tại Shop!”
• “NGANHANGABC: Mã OTP của bạn là 123456, có hiệu lực trong 5 phút. Không chia sẻ mã này cho bất kỳ ai.”

Nhóm khách hàng thường sử dụng dịch vụ SMS Brandname

Dịch vụ SMS Brandname không chỉ phù hợp với một loại hình doanh nghiệp cụ thể mà hầu như có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau.

Dưới đây là các nhóm khách hàng thường xuyên sử dụng dịch vụ này để tối ưu hóa hoạt động chăm sóc khách hàng và quảng cáo.

Nhóm chăm sóc khách hàng gồm:

• Ngân hàng / Thanh toán điện tử;
• Ngành Chứng khoán / Bảo hiểm;
• Ngành Giáo dục / Y tế mang tính xã hội cao;
• Ngành mạng xã hội Facebook, Google, OTT;
• Ngành thương mại điện tử;
• Ngành hành chính công;
• Ngành thuộc lĩnh vực điện lực;
• Ngành thuộc lĩnh vực gọi xe (grab, uber, goviet, …v.v…);
• Ngành thuộc lĩnh vực khác.

Nhóm Quảng cáo gồm:

• Ngành Spa và Thẩm mỹ viện;
• Ngành Thời trang và Nhà hàng;
• Ngành bất động sản;
• Ngành Tuyển Sinh Tuyển Dụng;
• Ngành Ngân hàng;
• Ngành thường.

Doanh nghiệp hoặc cá nhân muốn sử dụng SMS Brandname phải cung cấp đầy đủ thông tin pháp lý liên quan, bao gồm tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại liên hệ và các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng tên thương hiệu.

Cần ký kết hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ SMS Brandname và cam kết sử dụng dịch vụ đúng mục đích.

Sử dụng SMS Brandname đúng mục đích đã đăng ký

• Tin nhắn phải được sử dụng theo đúng mục đích đã đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ (quảng cáo, chăm sóc khách hàng hoặc thông báo).
• Không được sử dụng dịch vụ SMS Brandname để gửi các nội dung sai lệch, lừa đảo, hoặc vi phạm pháp luật hiện hành.

Cam kết bảo mật thông tin khách hàng

• Người sử dụng dịch vụ phải đảm bảo bảo mật dữ liệu khách hàng, không chia sẻ hoặc sử dụng thông tin của khách hàng vào mục đích trái pháp luật.
• Các doanh nghiệp phải có chính sách bảo vệ thông tin cá nhân rõ ràng và tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Quy định về cách đặt tên thương hiệu SMS Brandname

• Tên thương hiệu có độ dài tối đa 11 ký tự; không nên có khoảng trắng;
• Tên thương hiệu phân biệt chữ hoa, chữ thường; chỉ chấp nhận 2 ký tự đặc biệt: gạch dưới (_) và dấu chấm (.);
• Tên thương hiệu không được bao gồm các ký tự đặc biệt như: # [] {} < @ &;
• Tên thương hiệu phải có mối liên hệ đặc biệt với Doanh nghiệp đăng ký.

Quy định đối với nội dung tin nhắn

Đối với tin nhắn quảng cáo

• Tin nhắn Quảng cáo là những tin có chứa nội dung giới thiệu, tiếp thị, các chương trình ưu đãi, khuyến mãi,…
• Quy định về thời gian tiếp nhận đơn hàng của các nhà mạng: sáng từ 8 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, chiều từ 13 giờ 30 phút đến 15 giờ 30 phút, thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần;
• Thời gian duyệt tin quảng cáo của nhà mạng từ khoảng 2 giờ đến 5 giờ
• Số lượng tối thiểu của một đơn hàng quảng cáo từ 150 số/mạng.

Vì vậy, với số lượng ít hơn thì nhà mạng sẽ không duyệt tin (Nếu khách hàng có nhu cầu gửi tin nhắn với số lượng ít hơn so với số lượng quy định, khách hàng nên đăng ký Dịch vụ SMS Chăm sóc khách hàng).

Đối với tin nhắn chăm sóc khách hàng

• Tin nhắn thường có dạng thông báo, hướng dẫn sử dụng, chúc mừng sinh nhật, chúc mừng các ngày nghỉ lễ vui vẻ,..
• Đối với dạng tin nhắn này, khách hàng đăng ký không cần phải chờ duyệt;
• Khung giờ gửi tin nhắn không bị giới hạn như tin Quảng cáo.

Thủ tục đăng ký SMS Brandname

Giấy phép kinh doanh/quyết định thành lập của khách hàng

• Trường hợp Hộ kinh doanh cần cung cấp CCCD/ CMND của chủ hộ
• Giấy phép hoạt động / Chứng chỉ hành nghề (nếu là ngành nghề liên quan đến y tế, thẩm mỹ);
• Giấy tờ chứng minh thương hiệu muốn khai báo Brandname (trong trường hợp Brandname khai báo không trùng với tên tổ chức/doanh nghiệp);
• Giấy xác nhận tiếp nhận hồ sơ hợp lệ với các hồ sơ đăng ký nhãn hiệu của Cục sở hữu trí tuệ;
• Giấy xác nhận quyền sở hữu, phân phối, kinh doanh các thương hiệu muốn khai báo Brandname (Hợp đồng đại lý, Hợp đồng phân phối, ủy quyền… có nội dung khách hàng được quyền sử dụng và khai báo nhãn hàng phục vụ quảng bá các sản phẩm/Dịch vụ).

Nếu khai báo Brandname theo tên miền: có giấy tờ chứng minh bản quyền sở hữu tên miền

• Quy định yêu cầu phải gửi bản chụp/scan Hợp đồng mua tên miền của khách hàng hoặc email xác nhận khách hàng mua thành công tên miền;
• Tên miền và domain truy cập phải trùng nhau không được trỏ sang domain khác , trên web phải cập nhật đầy đủ thông tin công ty sở hữu tên miền;
• Người đứng tên sở hữu tên miền là công ty hoặc cá nhân có chức vụ trong công ty;

Nếu là cá nhân đứng tên phải có ủy quyền sử dụng tên miền kèm CCCD/CMND của người ủy quyền và giấy bổ nhiệm chức vụ của cá nhân tại tổ chức, công ty;

• Nhóm giáo dục, y tế: Giấy phép thành lập/giấy cấp phép hoạt động do sở /bộ giáo dục , y tế cấp, không khai báo tên miền/ website
• Nhóm thương mại điện tử: khai báo theo tên tên miền/ website thì cần có thông báo/ đăng ký website với Bộ Công Thương. Trường hợp tên quá dài cho phép rút gọn nhưng không được viết tắt

Đọc thêm: Đã thông báo với Bộ Công Thương là gì? Làm sao để kiểm tra một website đã thông báo với Bộ Công Thương?

Lưu ý: Để Quản lý nội dung tin nhắn đối với nhóm Thương mại điện tử, nhà mạng Mobifone yêu cầu cần phải đăng ký kịch bản nhắn tin của từng Brandname cho nhà mạng trên hệ thống Mobifone;

• Nên các brandname phải khai báo mẫu tin và gửi đúng nội dung theo mẫu đã đăng ký, nếu không sẽ bị hệ thống từ chối gửi tin;
• Nhóm hành chính công: Nhóm này chỉ khai báo cho các cơ quan hành chính nhà nước thủ tục đăng ký: giấy thành lập cơ quan do nhà nước ban hành hoặc do cơ sở chịu trách nhiệm trực tiếp của cơ quan đăng ký cấp, hoăc giấy quyết định bổ nhiệm chức vụ người đứng đầu cơ quan và các công văn do người đứng đầu cơ quan ký;
• Nhóm Mạng xã hội: bổ sung thêm giấy chứng nhận mạng xã hội do bộ truyền thông cấp.

Thời gian làm việc để khởi tạo xong Brandname (tên thương hiệu) của Doanh Nghiệp trên hệ thống nhà mạng tính theo ngày làm việc (trừ thứ 7 và CN):

• MobiFone, Viettel, Vietnamobile, GTel (Beeline): từ 5 đến 7 ngày.
• Vinaphone: Tối đa 15 ngày.

Hy vọng nội dung trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các quy định khi sử dụng dịch vụ SMS Brandname, đảm bảo rằng các tin nhắn được gửi đi luôn hợp lệ và mang lại hiệu quả truyền thông tối đa.