Mẫu quản lý tiến độ dự án Google Sheets miễn phí – theo dõi nhóm hiệu quả

Bạn cảm thấy lo lắng khi dự án sắp đến deadline nhưng không biết task nào đã hoàn thành, task nào chưa? Hay là công việc quá nhiều và quên mất ai là người chịu trách nhiệm cho đầu việc? Đa số người đi làm đều gặp phải tình cảnh giống bới bạn. Hiểu điều đó, Tenten.vn chia sẻ mẫu quản lý tiến độ dự án Google Sheets miễn phí. Với giao diện trực quan, tính năng theo dõi nhóm thời gian thực, template này sẽ giúp bạn quản lý tất cả tiến độ công việc.

Mẫu quản lý tiến độ dự án có gì?

Template quản lý tiến độ dự án là công cụ giúp theo dõi, trực quan hóa các công việc theo thời gian. Trong mẫu quản lý sẽ bao gồm:

• • ID: Mã định danh duy nhất cho từng lĩnh vực, công việc.
  • Lĩnh vực/Hoạt động: Tương ứng với mã ID. Ví dụ ID 1, 2, 3 sẽ là nhóm lĩnh vực; còn 1.1, 1.2 sẽ là những công việc nằm trong đó.
  • Người chịu trách nhiệm: Người sẽ đảm nhận và chịu trách nhiệm với công việc trên.
  • Ngày bắt đầu: Ngày bắt đầu tiến hành công việc.
  • Ngày kết thúc: Hạn theo kế hoạch phải hoàn thành công việc.
  • Thời gian hoàn thành: Tính theo ngày

• Tình trạng / Mức hoàn thành %: Thể hiện số % công việc hoàn thành trong 1 lĩnh vực / tình trạng công việc hoàn thành hay chưa. Đồng thời cũng trực quan hóa bằng thanh tiến độ.
• Bảng trực quan hóa theo thời gian: Biễu diễn công việc theo thời gian, đồng thời thể hiện tình trạng hoàn thành theo màu sắc.

Các công thức nào sử dụng trong mẫu quản lý tiến độ dự án?

Thời gian hoàn thành

Sử dụng công thức để tự động tính ngày hoàn thành công việc.

= E7 - D7

Tình trạng / Mức hoàn thành %

Để tính % hoàn thành công việc hãy làm như sau:

• Bước 1: Sử dụng công thức để tính toán % = countif(H8:H11;True())/counta(H8:H11)
• Bước 2: Chọn định dạng > Số > Chọn phần trăm hoặc tùy chỉnh.

Còn với việc trực quan hóa mức độ hoàn thành, sử dụng công thức:
=sparkline(G7;{"charttype"\"bar";"max"\1})

Định dạng ô màu các lĩnh vực

Đừng chọn thủ công từng hàng 1, 2 ,3 rồi đổ màu, hãy thực hiện bằng lệnh định dạng. Bôi đen khu vực cần định dạng > Chọn Định dạng trên thanh công cụ > Bấm Định dạng có điều kiện > Chọn công thức tùy chỉnh là ở hộp chọn > Nhập công thức 

=mod($A7;1)=0

Định dạng màu tiến độ công việc tự động

Sử dụng thêm cột màu sắc để hỗ trợ cho việc định dạng màu tự động

Tại cột màu sắc, hãy sử dụng công thức sau:
=if(mod($A7;1)=0;if($G7<0,5;"Doing";if($G7<0,8;"Nearly";if($G7=1;"Done")));if($H7=true();"OK";"Not")) 

Với tất cả các ô trong bảng thời gian trực quan, sử dụng công thức
=if(and(J$6>=$D7;J$6<=$E7);$I7;"")

Sau đấy định dạng màu sắc dựa theo giá trị:

• Nearly: Vàng 
• Doing: Đỏ mận
• Done: Xanh lá 
• OK: Xanh lá
• Not: Đỏ nhạt

Những lợi ích của việc sử dụng mẫu quản lý ?

Khi sử dụng, người dùng sẽ cảm nhận được những khả năng mẫu quản lý mang lại bao gồm:

• Tự động hóa: Công thức tính toán và màu sắc cảnh báo tự động thay đổi, cập nhật
• Tương tác nhóm dễ dàng: Chỉnh sửa cùng lúc, chia sẻ file qua email hoặc Drive.
• Tùy chỉnh theo nhu cầu: Thêm cột thứ tự ưu tiên , hoặc tích hợp Google Calendar để nhắc deadline.

Đối tượng nào phù hợp với mẫu quản lý dự án ?

Dưới đây, một số ví dụ phù hợp để sử dụng mẫu quản lý dự án:

• Dự án nhỏ và vừa: Với nhóm từ 2-10 người, mẫu này đủ mạnh để quản lý mà không cần phần mềm phức tạp.
• Nhóm làm việc từ xa: Tính năng cập nhật thời gian thực giúp các thành viên ở nhiều địa điểm làm việc cùng nhau dễ dàng.
• Ngân sách hạn chế: Nếu bạn không muốn đầu tư vào phần mềm trả phí như Microsoft Project, đây là giải pháp tiết kiệm.
• Triển khai nhanh: Mẫu sẵn có giúp bạn bắt đầu ngay mà không mất thời gian thiết lập.

Tuy nhiên, nếu dự án của bạn có quy mô lớn, nhiều thuộc tính phụ thuộc, phức tạp, bạn nên cân nhắc các công cụ chuyên dụng hơn.

Mẹo sử dụng mẫu quản lý hiệu quả

• Tạo phụ thuộc task: Dùng công thức hoặc chú thích để liên kết task với nhau.
• Tự động gửi thông báo: Sử dụng Google Apps Script để gửi email cảnh báo khi task quá hạn.
• Xuất báo cáo trực quan: Export biểu đồ Gantt thành hình ảnh hoặc PDF để trình bày.
• Nhập dữ liệu đồng nhất: Sử dụng định dạng đồng bộ cho ngày tháng và tên nhiệm vụ.
• Cập nhật thường xuyên: Yêu cầu nhóm cập nhật tiến độ định kỳ.
• Sử dụng bộ lọc: Lọc nhanh theo trạng thái, người phụ trách để dễ quản lý.

FAQ

Có thể theo dõi nhiều dự án cùng lúc không?

Có! Tạo các tab riêng cho từng dự án hoặc dùng cột Dự án để phân loại.

Làm sao để gán task cho thành viên?

Sử dụng Xác thực dữ liệu để tạo dropdown danh sách thành viên.

Có thể thay đổi màu sắc mặc định?

Có! Điều chỉnh công thức hoặc dùng Định dạng có điều kiện tùy ý.

Kết luận

Mẫu quản lý tiến độ dự án Google Sheets miễn phí là công cụ đơn giản nhưng hiệu quả để theo dõi nhóm và đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn. Với khả năng tùy chỉnh, hoạt động trực tuyến và chi phí bằng 0, đây là lựa chọn đáng để trải nghiệm. Hãy bắt đầu tải tài liệu thông qua hướng dẫn và sử dụng ngay nhé!

Tài liệu liên quan

Tải miễn phí mẫu báo cáo KPI Sales tháng trên Google Sheets

Template quản lý rủi ro Google Sheets miễn phí: Đơn giản và hiệu quả

Template quản lý thời gian bằng Google Sheets miễn phí