Chữ ký email là gì? Những điều cần biết về chữ ký email

Người muốn tạo ấn tượng với khách hàng thì chữ ký email được coi là phương tiện hữu ích cho những người có nhu cầu trên. Chữ ký email như 1 đặc điểm để nhận diện thương hiệu cá nhân hoặc công ty. Chúng còn thể hiện tính chuyên nghiệp trước khách hàng, đối tác với mỗi email được gửi đi. Vậy chữ ký email là gì tầm quan trọng của chúng như thế nào? Hãy thử tìm hiểu nhé.

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email được hiểu như một tấm danh thiếp của người gửi email đính kèm ở phần cuối cùng của mỗi bức thư. Chữ ký cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản của doanh nghiệp và cá nhân gửi. 

Chữ ký email được trình bày đa dạng theo nhu cầu của người sử dụng. Có thể được biểu thị dưới dạng văn bản hoặc là hình ảnh.

Vai trò của chữ ký email 

Với nhiều người về chữ ký email chỉ là một phần việc cho có lệ. Có cũng được không có cũng chẳng sao nhưng với những người biết tận dụng chúng thì đây chính là kim chỉ nam dẫn đường. Đặc biệt là với doanh nghiệp chúng đóng vai trò quan trọng trong chiến lược marketing đánh mạnh vào thương hiệu.

Chi tiết hơn thì chữ ký email có những vai trò sau đây:

• Chúng đóng vai trò như một danh thiếp, cho phép doanh nghiệp tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân đến với người nhận thư
• Cung cấp những thông tin quan trọng để dễ dàng cho việc liên lạc như: số điện thoại, website, tài khoản mạng xã hội.
• Gây được ấn tượng sâu sắc về thương hiệu với những người nhận được mail, bởi hiện nay số lượng email mà người dùng nhận được rất là lớn.
• Bạn có thể thêm vào đó những lời kêu gọi đặt hàng, ghé thăm website,.. Chữ ký email lúc này sẽ đóng vai trò như 1 mẫu quảng cáo hữu dụng vô cùng nổi bật. Chỉ cần người nhận click vào xem email thì sẽ nhìn thấy được những thông tin đó.
• Có khả năng định vị thương hiệu khi tất cả các thành viên trong công ty đều cùng sử dụng một mô típ chữ ký email, từ đó sẽ là một bước tiến cực kỳ mạnh mẽ cho doanh nghiệp của bạn.

Trong Marketing chữ ký email hữu ích như thế nào?

Chữ ký email được ví như một mẫu quảng cáo giúp ích cho marketing. Bời vì trong chữ kí bạn có thể chèn những thông tin liên lạc, mạng xã hội của công ty. Từ đó số lượng người biết đến công ty sẽ tăng nhanh chóng.

Chúng còn xây dựng nên thương hiệu uy tín hơn, chuyên nghiệp hơn khiến cho người dùng tin tưởng.

Một chữ ký email tốt phải có những yếu tố cơ bản nào 

Điều đầu tiên quan trọng nhất đó là chữ ký email phải mang theo 2 yếu tố là thu hút được sự chú ý của người xem và truyền đạt được hết thảy những thông tin mà người truyền đạt muốn gửi gắm. Rồi sau đó sẽ là những yếu tố cơ bản:

• Họ và tên, tên công ty, chức vụ của người gửi 
• Các thông tin liên hệ cơ bản: Email, số điện thoại, link website,…
• Link mạng xã hội: thêm biểu tượng có gắn link mạng xã hội của doanh nghiệp đang sở hữu như Facebook, Zalo,.. khách hàng có thể tìm thông tin qua những link này.
• Logo: việc đính thêm logo này không bắt buộc nhưng nó có thể sẽ giúp khách hàng nhớ đến thương hiệu của bạn dễ hơn
• Hình ảnh: không bắt buộc nhưng góp phần tạo được ấn tượng.

Các bước tạo chữ ký email trên Gmail

Bước 1: Mở tài khoản Gmail của bạn lên, rồi chọn biểu tượng có hình bánh răng có ghi chữ 

“Setting”.

Bước 2: Trong General (cài đặt chung), tìm mục “Signature”. Sau đó đánh dấu vào ô bên dưới của ô “No Signature” và nhập nội dung chữ ký bạn muốn tạo vào khung soạn thảo.

Bạn có thể tùy ý đổi màu, thêm kích thước, hình ảnh,…

Bước 3: Khi đã tạo xong chữ ký, nhấn vào nút “Save Changes” để lưu thao tác bạn vừa thay đổi.

Chỉ với 3 bước bạn đã có thể tạo được một chữ ký email rồi đó. Còn một cách tạo nữa trên Outlook bạn có thể xem xét.

Cách tạo chữ ký email Outlook:

Bước 1: mở trình Outlook và nhấp vào mục “New Email” để tạo một email mới 

Bước 2: Chọn vào mục “Signature” có trong menu Message

Bước 3: Hệ thống hiển thị bảng thông báo. Click vào nút “New” để tạo chữ ký mới 

Bước 4: Hệ thống tiếp tục hiện thông báo. Hãy điền tên vào chữ ký của mình rồi ấn “OK”

Bước 5: Điền thông tin muốn hiển thị trên chữ ký email vào khung “Edit Signature” bên dưới. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font, kích thước chữ và thêm logo/ hình ảnh theo ý mình

Rồi click vào nút “OK” sau khi hoàn tất.

Bước 6: Để add chữ ký vào email, bạn chỉ cần click mục “Signature” và chọn chữ ký vừa tạo 

Một số lời khuyên dành cho chữ ký email:

Giữ chữ ký email đơn giản

Kết nối với các địa chỉ mạng xã hội

Chọn cho mình một tấm ảnh đẹp 

Kết hợp màu sắc

Sử dụng các màu tương phản

Thống nhất chữ ký email trong doanh nghiệp.

Chữ ký email nhìn qua có vẻ đơn giản nhưng ý nghĩa và vai trò của chúng đem lại thì vô cùng to lớn, có mối quan hệ mật thiết với các doanh nghiệp, thương hiệu,..Hãy trang bị ngay cho mình một chữ ký email đẹp nào. Chúng chính là phương tiện để củng cố và quảng bá cho thương hiệu của bạn, ngần ngại gì mà không tạo?