Chữ ký số trên hóa đơn điện tử và 7 lưu ý

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC từ ngày 01/11/2020, bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải hoàn tất việc chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử. Ngay ở thời điểm hiện tại, rất nhiều doanh nghiệp đã tiến hành áp dụng hình thức hóa đơn điện tử để thay thế hoàn toàn hình thức hóa đơn giấy.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn vướng mắc về những quy định về chữ ký số trên hoá đơn điện tử. Dưới đây là những nội dung quan trọng trong quy định chữ ký số trên hoá đơn điện tử.

1. Chữ ký số trên hoá đơn điện tử là gì?

Chữ ký số là một tập con của chữ ký điện tử. Trong đó, chữ ký điện tử được định nghĩa là thông tin đi kèm theo dữ liệu, có thể ở dạng văn bản, hình ảnh hay video nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó.
Cụ thể hơn, chữ ký số khóa công khai (hay hạ tầng khóa công khai) là mô hình sử dụng các kỹ thuật mật mã để gắn với mỗi người sử dụng một cặp khóa công khai – bí mật và qua đó có thể ký các văn bản điện tử cũng như trao đổi các thông tin mật. Khóa công khai thường được phân phối thông qua chứng thực khóa công khai.
Chữ ký số được coi là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử giúp xác thực hóa đơn điện tử đó do đơn vị nào phát hành, có đẩy đủ tính chất pháp lý và công nhận hóa đơn điện tử đó đã được mã hóa không thể sửa đổi sau khi ký.

2. Quy định về chữ ký số người bán trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về chữ ký số người bán trên hoá đơn điện tử:

• Với trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn phải là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
• Với trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Đồng thời, kế toán doanh nghiệp tổ chức cần phải lưu ý về thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử như sau:
Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn ngoại trừ một số lĩnh vực đặc thù cung cấp điện, nước, truyền hình, viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin…có hướng dẫn riêng của Tổng cục Thuế.
Do vậy, các kế toán viên cần lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo đáp ứng đúng quy định về Ngày hóa đơn và Thời điểm ký số khớp nhau tránh trường hợp hóa đơn không hợp lệ.

3. Quy định về chữ ký số người mua trên hoá đơn điện tử

Cũng theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, với trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh, đơn vị kế toán và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
Tuy nhiên trong một số trường hợp người mua không nhất thiết phải có chữ ký số trên hoá đơn:
– Người mua không phải là đơn vị kế toán và hai bên không thỏa thuận yêu cầu chữ ký số người mua trên hóa đơn điện tử.
– Người mua là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… không cần chữ ký số người mua
Riêng trường hợp hai bên mua – bán có thỏa thuận về việc hóa đơn điện tử yêu cầu đầy đủ chữ ký số của bên bán và bên mua thì quy định pháp luật ưu tiên tôn trọng thỏa thuận của hai bên.

4. Một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký số của cả người bán và người mua

Tại Khoản 3, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, quy định những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua:
– Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
– Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của cả người mua và người bán.
– Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán.
– Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người bán.
– Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
Trên đây là những nội dung quan trọng trong quy định về chữ ký số trên hoá đơn điện tử. Doanh nghiệp, tổ chức cần lưu ý và thực hiện đúng các nội dung trong quy định, tránh những rủ ro sai phạm ảnh hưởng đến doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hoá đơn điện tử.

5. Hóa đơn điện tử hợp lệ có cần thiết phải có chữ ký của người mua hàng?

Khi đã có chứng thư số, doanh nghiệp mới được phép tạo chữ ký số. Chứng thư số cần có các thông tin cần thiết như tên của thuê bao, số hiệu của chứng thư số, thời hạn có hiệu lực của chứng thư số….
Với trường hợp khách hàng không có chữ ký số liệu hóa đơn điện tử được lập giữa hai bên có hợp lệ hay không?
Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có CKS của người mua hàng với những trường hợp sau đây:

• Bên mua không phải là đơn vị kế toán
• Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…

Như vậy để trả lời câu hỏi trên thì hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng nhưng phải có chữ ký điện tử của người bán hàng.

6. Xác thực hóa đơn khi chữ ký số của Doanh nghiệp hết hạn?

Trong tường hợp chữ ký số bị hết hạn cần phải gia hạn chữ ký số. Việc gia hạn hoàn thành, thông tin chữ ký số gia hạn sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp chỉ cần cập nhật chứng thư điện tử trên website thuedientu.gdt.gov.vn và xác thực hóa đơn như bình thường.

7. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số được không?

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập, xác nhận hóa đơn và cần đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số cũng như cập nhật toàn bộ chữ ký số hợp lệ lên hệ thống của Tổng cục Thuế thuedientu.gdt.gov.vn
Mong rằng bài viết trên của tenten đã giúp bạn có thêm hiểu biết về biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Hãy theo dõi tenten để biết thêm nhiều kiến thức hữu ích khác về công nghệ. 

Các tìm kiếm liên quan đến chủ đề “Chữ ký số trên hóa đơn điện tử”

Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử	Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán
Cập nhật chữ ký số trên hóa đơn điện tử	Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử Viettel
Cách kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn điện tử	Chữ ký số hóa đơn điện tử Viettel
Chữ ký số và hóa đơn điện tử VNPT	Thay đổi chữ ký số trên meInvoice

Bài viết liên quan

Quy định về việc xuất hóa đơn điện tử khi đăng ký dịch vụ tại TENTEN
Quy định về hóa đơn điện tử mới nhất 2022
6 điểm lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử và 15 điều cần ghi nhớ