Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp 2023

Lựa chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp là cả quá trình cần cân nhắc với mỗi đơn vị. Do mỗi phần mềm kế toán hiện nay lại có những ưu điểm riêng, cần lựa chọn kỹ để ra quyết định.

1. Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm kế toán?

Với thời đại công nghệ 4.0 phát triển, các quy trình đã được số hóa đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Việc áp dụng công nghệ vào công tác kế toán cũng mang lại nhiều lợi ích. Cụ thể là phần mềm kế toán doanh nghiệp. Chúng ta có thể dễ dàng thấy được những lợi ích mà phần mềm kế toán mang lại như sau:

1.1. Lợi ích cho kế toán

Kế toán viên sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian do không cần xử lý thủ công quá nhiều số liệu. Các công cụ thường sẽ lưu trữ hệ thống thông tin về hàng hóa, dịch vụ, khách hàng,… từ đó giúp ích cho việc tra cứu thông tin và nhập liệu nhanh chóng.

Các báo cáo được tổng hợp chính xác và kịp thời từ những dữ liệu đã có trong phần mềm. Công nghệ phân tích tài chính-kế toán thông minh, giúp kế toán giảm bớt gánh nặng.

1.2. Lợi ích cho doanh nghiệp

Phần mềm kế toán hỗ trợ kế toán thực hiện nghiệp vụ, hỗ trợ tăng hiệu suất làm việc. Từ đó giảm được chi phí nhân sự và một số chi phí liên quan khác (chi phí in ấn, điện, nước,…).

Nắm được tình hình tài chính kế toán tức thời, giám đốc dùng phần mềm có thể ra quyết định quản trị kịp thời hơn. Cân đối được những khoản chi không đáng có để bảo vệ “sức khỏe tài chính” cho doanh nghiệp. Dùng các phần mềm chuyên nghiệp sẽ giảm thiểu nhiều rủi ro về bảo mật thông tin. Thay vì tốn chi phí lưu trữ các giấy tờ, chứng từ giấy thủ công dẫn đến việc dễ thất lạc hoặc đánh mất tài liệu, thì dùng phần mềm giúp tối ưu hoạt động lưu trữ hơn. Các thông tin kế toán được lưu trữ nhiều năm luôn sẵn sàng khi cần sử dụng.

2. Doanh nghiệp nào cần dùng phần mềm kế toán?

Mỗi doanh nghiệp đều nên nghiên cứu và đầu tư công cụ hỗ trợ để nâng cao hiệu quả công việc, cải thiện năng suất lao động.

Phần mềm kế toán là công cụ hỗ trợ kế toán thực hiện nghiệp vụ và cung cấp thông tin tài chính giúp nhà quản lý có cơ sở đưa ra các quyết định quản trị. Cùng với các lợi ích mà phần mềm kế toán đem lại như đã kể bên trên, thì đây là trợ thủ cần thiết cho doanh nghiệp. Cho dù doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực nào thì vấn đề liên quan đến kế toán và tài chính luôn cần được chú trọng, cẩn trọng và đầu tư.

Việc đầu tư cho công tác kế toán là quan trọng, nhưng đầu tư công cụ nào, phần mềm nào lại là câu hỏi được đặt ra. Sau đây, TENTEN sẽ chia sẻ những điểm cần lưu ý trước khi đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp.

3. Lưu ý khi lựa chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp

3.1. Chọn phần mềm kế toán phù hợp với lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

Cần xác định các tính năng mà kế toán cần khi thực hiện hạch toán trên phần mềm kế toán. Mỗi lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp lại cần cách hạch toán riêng. Có 4 lĩnh vực hoạt động dưới đây:

• Thương mại
• Dịch vụ
• Xây lắp
• Sản xuất

Mỗi lĩnh vực lại có đặc thù khác nhau, do đó các phần mềm kế toán cũng được xây dựng dựa trên các đặc thù của mỗi loại hình kinh doanh. Hệ thống tài khoản kế toán cần đáp ứng được nhu cầu hạch toán của các doanh nghiệp. Đồng thời cần đúng chuẩn theo quy định của Bộ tài chính.

3.2. Lựa chọn phần mềm thao tác thân thiện, dễ dùng

Việc có giao diện thân thiện sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian làm quen và tìm hiểu phần mềm. Kế toán dễ dàng thích nghi với phần mềm nhanh hơn. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp cũng hướng tới những phần mềm có thể làm việc trực tuyến. Phù hợp với yêu cầu đáp ứng dữ liệu

3.3. Mức độ bảo mật dữ liệu

Bảo mật thông tin là điều doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Đặc biệt, các thông tin kế toán lại rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần ưu tiên lựa chọn phần mềm có độ an toàn cao, do các thương hiệu có uy tín phát hành.

3.4. Đáp ứng các báo cáo cần thiết

Phần mềm kế toán doanh nghiệp cũng cần giải quyết được các vấn đề liên quan đến báo cáo. Kế toán tiết kiệm được nhiều thời gian công sức khi có phần mềm tự động tổng hợp các báo cáo từ dữ liệu trong kì. Các báo cáo cũng cần đáp ứng thông tư kế toán đã được ban hành, kế toán giảm được nhiều rủi ro sai sót hơn khi có phần mềm hỗ trợ.  Giám đốc cũng dễ dàng theo dõi được các số liệu tức thời mà không cần chờ đợi kế toán tổng hợp.

3.5. Phù hợp theo nguồn lực tài chính

Cân nhắc về vấn đề tài chính mỗi khi lựa chọn công cụ mới là điều nên quan tâm. Hãy dành thời gian trải nghiệm phần mềm và so sánh các tính năng, lợi ích khi sử dụng. Từ đó đánh giá được phần mềm giá trị và phù hợp nhất so với số vốn đầu tư.

3.6. Dịch vụ hỗ trợ sử dụng

Việc lựa chọn mua-sử dụng lâu dài là cả một quá trình hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Để có thể sử dụng tốt phần mềm, doanh nghiệp cần sự trợ giúp trong cả quá trình từ tư vấn chuyên môn, đào tạo sử dụng, hỗ trợ kỹ thuật,… Do đó, việc chọn nhà cung cấp uy tín, dịch vụ hỗ trợ sau bán chuyên nghiệp cũng là yếu tố cần cân nhắc.

Gợi ý một số tìm kiếm liên quan “phần mềm kế toán doanh nghiệp”

Phần mềm kế toán Kaike	Phần mềm kế toán rẻ nhất hiện nay
Phần mềm kế toán miễn phí	Phần mềm kế toán là gì
Phần mềm kế toán làm nhiều công ty	Các phần mềm kế toán thông dụng
Phần mềm kế toán hiện nay	So sánh các phần mềm kế toán

Bài viết liên quan:

Top 5 phần mềm kế toán doanh nghiệp miễn phí 2022

Tìm hiểu và trải nghiệm Phần mềm kế toán doanh nghiệp Kaike Professional

Phần mềm kế toán online miễn phí Kaike cho doanh nghiệp

Trên đây là những lưu ý khi lựa chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp. Hi vọng nội dung trên có thể giúp doanh nghiệp hiểu về những lợi ích khi sử dụng phần mềm và ra quyết định lựa chọn được công cụ hỗ trợ hiệu quả.