Cách tách dữ liệu thành nhiều Sheet trong Excel bằng PivotTable

Bạn sẽ cần tách dữ liệu thành nhiều sheet trong Excel nhằm phân loại dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện nhất định, và cũng để thuận tiện cho việc phân tích/tổng hợp dữ liệu. Có nhiều cách để tách dữ liệu trong một bảng tính thành nhiều sheet. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn sử dụng tính năng Report Filter Pages trong PivotTable để tách dữ liệu đơn giản mà hiệu quả nhé.

>>Tham gia Group để biết thêm nhiều mẹo Excel cực hay<< 

Cách tách dữ liệu thành nhiều Sheet trong Excel bằng PivotTable

Tính năng Report Filter Pages trong PivotTable là tách các thành phần trong bộ lọc thành từng trang riêng lẻ. Tính năng này rất hữu ích để thống kê dữ liệu làm báo cáo. 

Giả sử, bạn có một bảng “Tổng hợp các bài viết tháng 8/2022” bao gồm tên bài viết, tên tác giả, số từ và tiền nhuận bút họ nhận được như sau. Yêu cầu ở đây là tách mỗi tác giả thành một sheet; trong mỗi sheet đó có tên bài viết, số từ và tiền nhuận bút tương ứng.

Bước 1: Bạn chọn một ô bất kỳ hoặc bôi đen toàn bộ dữ liệu trong bảng, nhấp chuột vào Insert chọn Pivot Table. Hộp thoại Create PivotTable xuất hiện. Hai điều bạn cần quan tâm trong hộp thoại: 

• Hãy chắc chắn dải dữ liệu bạn chọn tương ứng với dải ô bạn muốn sử dụng PivotTable. Dải ô này xuất hiện trên Select a table or range.  
• Bạn muốn đặt Pivottable ở một Bảng tính mới (New worksheet) hay Bảng tính đã có sẵn (Existing Worksheet).

Trong trường hợp này, chúng ta chọn New worksheet và chọn OK để xác nhận.

Sau khi bấm OK, Excel hiện ra 1 sheet mới là “Sheet 1” có bảng PivotTable và bảng tác vụ PivotTable Field List chứa các trường dữ liệu. Trong bảng tác vụ có 2 phần:

– Choose fields to add to report: chọn trường dữ liệu để thêm vào báo cáo PivotTable

– Drag fields between areas below: 4 vùng để thả các trường dữ liệu được chọn từ phần Choose fields to add to report.

Ở ví dụ này, các tiêu đề bao gồm: STT; Tên bài viết; Tác giả; Số từ và Tiền nhuận bút.

Thực hiện kéo các tiêu đề vào 4 vùng tương ứng bên dưới:

• Report Filter: vùng lọc dữ liệu báo cáo
• Column Labels: dữ liệu hiển thị theo cột
• Row Labels: dữ liệu hiển thị theo dòng
• Values: giá trị muốn hiển thị

Trong trường hợp này, chúng ta thực hiện:

• Kéo tiêu đề “Tác giả” vào vùng Report Filter
• Kéo tiêu đề “Tên bài viết” vào vùng Row Labels
• Kéo tiêu đề “Số từ” và “Tiền nhuận bút” vào vùng Values
• Trong ví dụ không có tiêu đề cần vào vùng Column Labels.

Trên thanh công cụ xuất hiện PivotTable Tools, bạn chọn Design và tùy chỉnh trên bảng Layout.

Trên mục Subtotals, bạn chọn Do not Show Subtotals.

Trên mục Grand Totals, bạn nhấn chọn Off for Rows and Columns.

Tiếp theo trên mục Report Layout, bạn chọn Show in Tabular Form.

Ở mục Show, bạn tắt tính năng +/- Buttons.

Tiếp theo, bạn chọn Options trên thanh PivotTable Tools. Chọn Options -> Show Report Filter Pages. 

Excel hiện ra bảng thông báo Show Report Filter Pages, nhấn OK để xác nhận.

Excel trả bạn kết quả mỗi tác giả là một sheet khác nhau như hình dưới đây. Bạn có thể thấy được tác giả đó viết bài nào, số từ và tiền nhuận bút các bài bao nhiêu.

Bài viết được thực hiện trên máy tính sử dụng hệ điều hành Windows, áp dụng được cho các phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016,  2019, Office 365 hoặc cả MacOS với thao tác tương tự.

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết cách tách dữ liệu nhiều sheet trong bảng bằng cách sử dụng tính năng Report Filter Pages trong PivotTable. Ngoài ra, các bạn có thể sử dụng nhiều cách khác nhau để có được kết quả theo ý muốn. Hy vọng bài viết là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích dành cho các bạn. Chúc các bạn thành công!

Bài liên quan

3 Cách chèn file Excel vào Word: Đơn giản, ai cũng làm được

2 Cách đổi ngày tháng sang thứ cực nhanh trong Excel

2 cách tắt nhanh Scroll Lock trong Excel