Mẹo khắc phục nhanh lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế”

Khi sử dụng phần mềm chữ ký số để nộp thuế điện tử, thông báo “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan thuế” đã tạo ra nhiều khó khăn. Để giúp các bạn giải quyết vấn đề này, chúng tôi sẽ hướng dẫn đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế cùng với nguyên nhân và giải pháp để khắc phục tình trạng này.

1. Hướng dẫn về đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế

1.1 Khái quát về chữ ký số?

Chữ ký số, một biến thể của chữ ký điện tử, được hình thành bởi công nghệ mã hóa công khai, đóng vai trò như chữ ký tay hoặc con dấu của doanh nghiệp. Với tính chất pháp lý, chữ ký số được công nhận trong môi trường điện tử, cho phép thực hiện các giao dịch như ký hợp đồng, kê khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử và giao dịch tài chính.

Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận và đảm bảo trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia giao dịch và ký kết hợp đồng điện tử.

Cùng với sự phổ biến của các giao dịch điện tử, việc sử dụng chữ ký số trong ký hợp đồng điện tử đã trở nên ngày càng phổ biến. Tiết kiệm thời gian và giảm chi phí là những lợi ích đáng kể khi áp dụng phương pháp này.

1.2 Hướng dẫn các bước đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế

Sau khi công ty đã hoàn thành các thủ tục đăng ký doanh nghiệp và nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh từ sở kế hoạch và đầu tư, tiếp theo là đăng ký tài khoản thuế điện tử sử dụng chữ ký số. Dưới đây là một số hướng dẫn để thực hiện đăng ký tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp mới:

Bước 1: Cài đặt và đăng nhập vào công cụ hỗ trợ

Trước khi bắt đầu quá trình đăng ký, người dùng cần cài đặt USB Token và đăng nhập vào ứng dụng hỗ trợ. Điều này bao gồm các bước sau:

• Cài đặt và kích hoạt USB Token
• Sử dụng công cụ java

Bước 2: Đăng ký tài khoản trên trang Tổng cục thuế

• Truy cập vào hệ thống Etax: http://thuedientu.gdt.gov.vn rồi chọn ô “Doanh nghiệp”
  

  Mẹo khắc phục nhanh lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế”

• Phía trên góc phải màn hình, chọn mục “Đăng ký”.

Bước 3: Khai báo thông tin

3.1 Sau đó trang đăng ký tài khoản sẽ xuất hiện, nhập Mã số thuế của doanh nghiệp vào ô như hình. Sau đó chọn “Tiếp tục”.

3.2 Sau khi chọn “Tiếp tục”, bạn sẽ được chuyển hướng đến Trang thông tin

Hệ thống sẽ kiểm tra lần lượt các thông tin như Mã số thuế, Tên người nộp thuế, địa chỉ,… của tất cả các doanh nghiệp khi đăng ký mới. Bạn sẽ được yêu cầu nhập thêm các thông tin bao gồm:

– Người đại diện theo pháp luật

– Số điện thoại

– Email

– Số serial CKS chính

– Tổ chức cấp CKS chính

– Mật khẩu đăng nhập

– Tích vào đọc CKS, thông tin chữ ký số sẽ tự được điền vào ô tương ứng.

Chú ý: Để tiếp tục, người dùng cần đăng nhập phần mềm Chữ ký số đã được cài đặt trên máy tính

Hệ thống sẽ tự động lấy ra thông tin Chữ ký số, chọn “Tiếp tục”.

3.3 Kê khai Thông tin về ngân hàng nộp thuế, sau đó chọn Tiếp tục.

3.4 Sau khi kiểm tra tất cả thông tin đăng ký, chọn Ký và gửi.

Bước 4. Ký số bằng phần mềm

• Sau khi đã hiển thị đầy đủ thông tư Chữ ký số thì chọn Tiếp tục
• Nhập mã PIN của bạn, chọn OK. Kế tiếp chọn Nộp tờ khai
• Khi đăng ký thành công bạn sẽ thấy cửa sổ thông tin như hình bên dưới:

Sau đó, bạn sẽ nhận được thông báo đăng ký tài khoản thành công của Tổng Cục Thuế.

Và đó là tất cả cho phần hướng dẫn đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế cho doanh nghiệp mới.

2. Cách khắc phục lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế”

2.1. Nguyên nhân xuất hiện lỗi

Mặc dù đã hoàn tất việc đăng ký chữ ký số với nhà cung cấp và đã sử dụng chữ ký số này trong các giao dịch trước đó, tình trạng nãy vẫn có thể xảy ra. Hiện tượng này thường xảy ra bởi hai nguyên nhân sau:

1. Chứng thư số được gia hạn nhưng chưa được cập nhật trong hệ thống: Mỗi chứng thư số được đi kèm với một số serial, và khi chứng thư số được gia hạn, số serial sẽ thay đổi và số serial cũ sẽ trở thành không hợp lệ. Trong trường hợp này, người dùng không thể sử dụng chữ ký số nếu nhập số serial cũ không còn hiệu lực mà thay vào đó cần phải sử dụng số serial mới. Hơn nữa, hệ thống cũng không thể nhận diện và tiến hành giao dịch nếu số serial mới chưa được người dùng cung cấp thông tin.
2. Người dùng đã thay đổi nhà cung cấp chứng thư số: Khi người dùng quyết định thay đổi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư số, số serial đồng thời sẽ thay đổi theo. Do đó, số serial cũ sẽ không còn hiệu lực và không thể thực hiện các giao dịch người dùng yêu cầu nếu người dùng không cập nhật số serial mới.

2.2. Các bước khắc phục lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế”

Dưới đây là các bước cụ thể hỗ trợ bạn xử lý khi xuất hiện lỗi chứng thư số chưa đăng ký với cơ quan thuế:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử bằng mã số thuế, mật khẩu và đối tượng là Người nộp thuế.

Bước 2:Chọn Thay đổi thông tin dịch vụ tại mục Quản lý tài khoản

Lúc này, bạn hãy tiến hành thay đổi thông tin chứng thư số mới lần lượt ở các mục: Nộp thuế điện tử và Khai thuế điện tử.

Chọn “Thay đổi thông tin dịch vụ” thuộc “Dịch vụ – Nộp thuế điện tử”.

Thông tin chữ ký số cũ sẽ được hiển thị, lúc này bạn chọn “Thay đổi CKS”.

Sau đó nhập mã PIN → Nhập số PIN → ấn “Chấp nhận”.

Nếu có danh sách gồm các chữ ký số có thời hạn khác nhau được hiển thị, lựa chọn chữ ký số có thời hạn dài nhất và nhấp vào ô “Chọn” để đồng ý.

Chọn “Tiếp tục” để thực hiện tờ khai đăng ký thay đổi, sau đó bạn nhấp vào ô “Ký và gửi”.

Lúc này, cửa số mã PIN sẽ xuất hiện, nhập mã pin và chọn “Chấp nhận”.

Cuối cùng, hệ thống sau đó sẽ thông báo thành tất quá trình thay đổi chữ ký số, chọn “OK” để kết thúc.

Quá trình thay đổi chứng thư số đến đây đã hoàn tất, bạn sẽ nhận được thông báo thay đổi thành công và người dùng sẽ được yêu cầu chờ thông báo xác nhận như hình dưới. Việc này cần khoảng 2 tiếng để hoàn thành thay đổi, sau đó bạn có thể sử dụng chứng thư số mới để nộp thuế điện tử.

Tương tự với hệ thống Nộp thuế điện tử, các bạn cũng thực hiện các bước như trên khi thực hiện trên hệ thống Khai thuế điện tử.

Trên đây là hướng dẫn về phương pháp khắc phục lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế” để có thể nộp thuế điện tử một cách nhanh gọn, tránh bị trễ khi làm các thủ tục hoặc phát sinh những hậu quả không đáng có.

Bài liên quan

• Chữ ký điện tử là gì? Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số từ A-Z
• Chữ ký số là gì? Hướng dẫn cách dùng chữ ký số
• Chữ ký số dùng để làm gì? Phân biệt 4 loại chữ ký số
• Câu hỏi thường gặp: Có nên sử dụng chữ ký số giá rẻ không?
• Hướng dẫn 3 bước gắn chữ ký số công cộng vào tài khoản
• Hướng dẫn đăng ký chữ ký số bảo hiểm xã hội chỉ mất 5 phút thực hiện
• Đăng ký chữ ký số cá nhân và chữ ký số cho doanh nghiệp
• USB Token là gì? Hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng ký số cho người mới