Cách tạo/xóa danh sách sổ xuống (Drop list) trong Excel

Danh sách sổ xuống (Drop List) sẽ tạo ra danh sách dữ liệu một cách nhanh chóng, từ đó giúp tiết kiệm thao tác, tránh sai sót… khi bạn cần nhập một lượng lớn dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể tạo danh sách sổ xuống có chứa các tùy chọn như Nam/Nữ, Có/Không, Thử việc/hợp đồng có thời hạn/hợp đồng vô thời hạn… Hãy đọc bài viết sau để biết cách tạo và xóa Danh sách sổ xuống nhé.

>> Tham gia Group để biết thêm nhiều mẹo Excel cực hay <<

Drop list là gì?

Drop list là tạo danh sách được sổ xuống trong một ô được chỉ định. Drop list giúp ích trong một số công việc thực tếnhư:

• Tạo các danh mục cần nhập vào ô trống.
• Tạo được tên, ngành nghề, nơi ở,… phù hợp cho các địa điểm cần lấy thông tin.
• Thực hiện khai báo, chấm công.
• Quản lý đơn hàng, kho, bãi.

Cách tạo Drop list trong Excel cực nhanh

Giả sử chúng ta có bảng Danh sách hồ sơ nhân viên với cột Giới tính và Loại hợp đồng cần điền thêm thông tin.

Yêu cầu ở đây, với 2 cột này,tạo Drop list với các giá trị như sau:

• Giới tính: Nam và Nữ
• Loại hợp đồng: Thử việc, Hợp đồng xác định thời hạn và Hợp đồng không xác định thời hạn.

Bước 1: Bạn bôi đen toàn bộ vùng cần tạo Drop list. Sau đó, bạn chọn thẻ Data trên thanh công cụ, chọn biểu tượng của Data Validation tại mục Data tools.

Bước 2: Hộp thoại Data Validation hiện ra. Bạn chọn thẻ Settings. Sau đó tại mục Allow chọn List. Tại mục Source các bạn dùng chuột chọn phần danh sách mình đã tạo. Sau đó tích chọn 2 ô In-cell dropdown và Ignore blanks. Để xác nhận, bạn nhấn OK.

Bước 3: Excel trả bạn kết quả. Bây giờ, ở cột Giới tính, các ô sẽ có danh sách sổ xuống 2 kết quả khi bạn ấn chọn.

Bước 4: Bạn thực hiện tương tự với cột Loại hợp đồng. Sau đó, chúng ta có kết quả sau khi dùng Droplist như sau:

Cách tạo Drop list trong Excel bằng danh sách giá trị

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tạo danh sách các giá trị được phép xuất hiện. Các giá trị này phải được nhập vào một cột hoặc một hàng mà không có bất kỳ ô trống nào.

Bước 2: Bạn thực hiện như bước 1, 2 ở cách trên. Sau khi hộp thoại Data Validation hiện ra, tại mục Source bạn chọn vùng dữ liệu các giá trị.

Bước 3: Excel trả lại bạn kết quả như sau:

Cách xóa drop list trong Excel

Bước 1: Bạn bôi đen toàn bộ vùng cần xóa Drop list. Sau đó, bạn chọn thẻ Data trên thanh công cụ, chọn biểu tượng của Data Validation tại mục Data tools.

Bước 2: Hộp thoại Data Validation hiện ra. Bạn nhấn chọn Clear All và OK để xác nhận.

Bước 3: Excel trả về kết quả dữ liệu trong bảng giữ nguyên nhưng không còn danh sách sổ xuống Droplist.

Bài viết được thực hiện trên máy tính sử dụng hệ điều hành Windows, áp dụng được cho các phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016,  2019, Office 365 hoặc cả MacOS với thao tác tương tự.

Trên đây là hướng dẫn bạn tạo droplist cũng như xóa đi nếu muốn. Mong các bạn có thể áp dụng hiệu quả trong quá trình sử dụng Excel. Chúc các bạn sức khỏe và thành công!

Bài liên quan

Bắt Excel tự động phân loại Nam/Nữ theo tên gọi

Vài cách xóa dòng kẻ ô trong Excel rất nhanh và đơn giản

Chi tiết cách tạo thông báo nếu nhập năm sinh không đủ 4 số trong Excel

Cách chuyển file Excel thành CSV nhanh, không bị lỗi