Cách chuyển file Excel thành CSV nhanh, không bị lỗi

Nếu cần xuất tệp Excel sang ứng dụng khác (sổ địa chỉ Outlook/cơ sở dữ liệu Access) bạn có thể chuyển file Excel thành CSV trước và sau đó nhập vào chương trình khác. Dù vậy nhiều file csv sau khi chuyển đổi dễ bị lỗi font chữ vì một số lý do khác nhau. Vậy làm sao để chuyển file Excel sang CSV chuẩn không bị lỗi font? Hãy cùng đọc bài viết sau đây nhé.

File CSV là gì?

CSV (Comma Separated Values) là một dạng file văn bản đơn giản mà trong đó mọi giá trị sẽ được phân tách với nhau bằng dấu phẩy. Định dạng này thường được áp dụng để lưu trữ những hệ thống bảng tính quy mô nhỏ, chẳng hạn như danh sách lớp, báo cáo hay danh bạ. Các file dữ liệu CSV được sử dụng khá phổ biến và ở khắp mọi nơi, đặc biệt là đối với nhân viên văn phòng.

Nhìn chung, CSV và Excel đều là những file giúp lưu trữ dữ liệu dưới dạng bảng tính. Chúng đều có thể được mở bằng mọi ứng dụng bảng tính (spreadsheet), chẳng hạn như Microsoft Excel, Google Sheets, các bộ Office miễn phí từ Polaris hay Libre,… Bên cạnh đó, cú pháp của một file CSV cực kỳ đơn giản, có thể nhanh chóng ghi lại dữ liệu mà không cần quan tâm đến việc định dạng chữ viết, font chữ hay màu sắc. Để chuyển file Excel thành CSV một cách đơn giản và nhanh chóng nhất, bạn có thể thực hiện theo những bước sau đây.

Trên thực tế, hầu hết các bộ Office, đặc biệt là Microsoft Office, đều có khả năng xuất ra nhiều định dạng file khác nhau. Đối với Microsoft Excel, nó có khả năng xuất từ những file Excel tiêu chuẩn (.xls, .xlsx) sang file CSV trực tiếp trên phần mềm. Quá trình này diễn ra khá nhanh và đơn giản.

Cách chuyển file Excel thành CSV nhanh và đơn giản nhất

Để thực hiện được điều đó, bạn hãy mờ file Excel mà mình muốn chuyển đổi, sau đó nhấp vào tab File trên thanh công cụ của phần mềm.

Trong danh sách những mục hiện thị sau khi nhấn vào tab File, hãy nhấp vào mục Save as. Hoặc đơn giản hơn, bạn có thể sử dụng phím tắt F12 để bật nhanh chức năng này.

Khi cửa sổ Save As hiện lên, hãy chú ý đến phần Save as type nằm phía dưới mục File name. Tại đây, bạn cần chọn các cấu trúc file CSV khác nhau nhằm đảm bảo mục đích sử dụng file cuối cùng. Những tùy chọn bao gồm.

– CSV UTF-8 (Comma delimited): Lưu file Excel dưới dạng CSV văn bản, phân tách nhau bằng dấu phẩy, mục đích sử dụng trên Windows. Lựa chọn này hỗ trợ mã hóa UTF-8.

– CSV (Comma delimited): Lưu file Excel dưới dạng CSV văn bản, phân tách nhau bằng dấu phẩy, mục đích sử dụng trên Windows. Lựa chọn này không hỗ trợ mã hóa UTF-8.

– CSV (Macintosh): Lưu file Excel dưới dạng CSV văn bản, phân tách nhau bằng dấu phẩy, mục đích sử dụng trên macOS.

– CSV (MS-DOS): Lưu file Excel dưới dạng CSV văn bản, phân tách nhau bằng dấu phẩy, mục đích sử dụng trên MS-DOS.

Sau khi đã xác nhận lưu file ở định dạng CSV, Excel sẽ hiển thị một số thông báo liên quan đến các vấn đề đối với file CSV (chẳng hạn như không thể mở được bằng workbook), bạn có thể nhấn OK hoặc Yes để xác nhận lưu lại file đó.

Như vậy, quá trình chuyển file Excel sang file CSV đã hoàn thành. Bạn có thể sử dụng file CSV này cho các mục đích của mình.

Hi vọng, các bạn sẽ có thể chuyển file Excel sang CSV một cách đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện nhất. Chúc các bạn thành công.

Bài liên quan

3 Cách chèn file Excel vào Word: Đơn giản, ai cũng làm được

2 cách tắt nhanh Scroll Lock trong Excel

Hướng dẫn vẽ biểu đồ cột chồng từ bảng dữ liệu trong Excel