Chữ ký số là gì? Hướng dẫn cách dùng chữ ký số

Bạn đã từng nghe tới thuật ngữ chữ ký số? Nếu là đơn vị doanh nghiệp hoặc tổ chức nhưng lại chưa nắm rõ các thông tin về nó cũng như cách sử dụng chúng thì thật là thiếu sót. Bạn hãy tìm hiểu ngay về chữ ký số là gì, cách dùng công cụ này để giải quyết nghiệp vụ doanh nghiệp trong bài viết dưới đây nhé!

1. Chữ ký số là gì? 

Chữ ký số còn được gọi là USB Token. USB Token có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay cá nhân hoặc con dấu doanh nghiệp. Vậy thực chất chữ ký số là gì?

 

Định nghĩa về USB Token

Có nhiều cách để định nghĩa là USB Token, nhưng xét dưới góc độ doanh nghiệp thì đây là một thiết bị mã hóa có chứa tất cả dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp đó.
Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử đã định nghĩa như sau:
“ Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

1. a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
2. b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

1.1. Cấu tạo của USB Token

USB Token được xây dựng dựa trên công nghệ RSA mã hóa công khai. Mỗi đơn vị sẽ có cặp khóa (key pairs) gồm khóa bí mật (private key) và khóa công khai (public key).

Trong đó:

• “Khóa bí mật” – Private Key: dùng để tạo chữ ký số và nó thuộc hệ thống mã không đối xứng.
• “Khóa công khai” – Public Key: dùng để để kiểm tra chữ ký số, được tạo bởi khóa bí mật tương ứng và thuộc hệ thống mã không đối xứng.
• “Người ký”:  người dùng khóa bí mật để ký vào một thông điệp dữ liệu thể hiện dưới tên mình.
• “Người nhận”: người nhận được thông điệp dữ liệu được ký số.

1.2. Đặc điểm của USB Token

Chữ ký số thường có hình dạng như một chiếc USB nên nó còn được gọi là USB Token. Đây là thiết bị phần cứng chứa cặp khóa công khai và khóa bí mật. USB Token được bảo mật với mật khẩu gọi là mã PIN.

2. Đối tượng sử dụng chữ ký số là những ai?

Quy định tại Điều 8 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực như sau:

1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
3. Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.”.

3. Phân biệt Chữ ký số cho cá nhân và cho doanh nghiệp

Như đã chia sẻ, các đối tượng có thể sử dụng USB Token  theo dạng chữ ký số cho cá nhân hoặc cho doanh nghiệp, hãy cùng phân biệt hai loại này nhé!

3.1. Chữ ký số cá nhân 

Công cụ này có giá trị tương đương với chữ ký tay của cá nhân và được dùng chủ yếu với mục đích xác thực danh tính của người ký trong nhiều trường hợp như:

• Ký các văn bản, tài liệu điện tử
• Tham gia các giao dịch trực tuyến 
• Kê khai thu nhập cá nhân
• Giao dịch chứng khoán
• Mua bán trực tuyến…

Để có thể sử dụng USB Token cho cá nhân, người dùng phải đăng ký chứng thư số cá nhân với đơn vị cung cấp dịch vụ này. 

3.2. Chữ ký số cho doanh nghiệp

USB Token cho doanh nghiệp là một thiết bị chứa dữ liệu mã hóa và các thông tin của doanh nghiệp, dùng với mục đích xác nhận thay cho con dấu của doanh nghiệp đó trên các văn bản điện tử và tài liệu số khi thực hiện các giao dịch điện tử.

Thông tin được mã hóa trong USB Token sẽ bao gồm:

• Tên của Doanh nghiệp
• Số hiệu của chứng thư số
• Thời hạn hiệu lực của chứng thư số
• Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số (Ví dụ: BKAV-CA)
• Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số
• Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng số
• Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Các nội dung khác theo quy định của Bộ Thông Tin và Truyền Thông.

4. Vì sao nên sử dụng chữ ký số?

Dù là USB Token cho cá nhân hay doanh nghiệp thì cũng đều có đủ giá trị pháp lý theo quy định pháp luật. Hơn nữa, chữ ký khi được mã hóa còn mang lại nhiều lợi ích hơn bạn nghĩ:

Đảm bảo tính pháp lý:

Do sử dụng công nghệ cao nên nó rất có ích khi xác định tính pháp lý của văn bản điện tử. 

An toàn, bảo mật thông tin:

Công nghệ mã hóa tạo ra sự biến đổi thông điệp dữ liệu không đối xứng theo đó người đó có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.
Ngăn chặn khả năng giả mạo: Việc tạo ra một USB Token giống hoàn toàn với chữ ký gốc và có khả năng kiểm tra bằng mã công khai là bất khả thi cho đến thời điểm này.
Tiết kiệm thời gian, chi ph: USB Token giúp làm giảm thời gian và công sức xử lý các nghiệp vụ kế toán, cũng như tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ tài liệu.

5. Hướng dẫn cài đặt và cách dùng chữ ký số

Sau đây các các bước hướng dẫn chi tiết về quy trình cài đặt và cách sử dụng chữ ký số, bạn hãy theo dõi ngay nhé!

5.1. Cách cài đặt USB Token

Lưu ý trước khi cài đặt USB Token:
Tắt các chương trình đang chạy trên máy tính và chỉ mở một trình duyệt Chrome.
Kiểm tra chữ ký online của của doanh nghiệp còn hạn sử dụng không.

Các bước cài đặt USB Token:

• Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính. Khi thấy icon của Token tức là máy tính đã nhận chữ ký số của doanh nghiệp
• Bước 2: Nhấn đúp chuột để truy cập vào USB Token. Màn hình sẽ hiện ra giao diện của USB Token để bạn đăng ký.
• Bước 3: Cài đặt các phần mềm chữ ký online vào máy => chọn “More info”.
• Bước 4: Chọn “Runaway” để tiến hành cài đặt trên máy của bạn.
• Bước 5: Chọn “Install” => sau khi cài xong,  chọn “Finish”.
• Bước 6: Cài đặt thêm extension cho phần mềm Token bằng cách nhấn vào “Thêm vào Chrome”.
• Bước 7: Chọn “Thêm tiện ích”. Vậy là phần mềm USB Token đã được thêm vào Chrome của bạn.
• Bước 8: Cài đặt chương trình giúp đọc PDF cho Token. Sau khi cài đặt ấn chọn “Next” => “Change” => “Next” => chọn “Finish”. Lưu ý, hãy chọn download các Java phù hợp với cấu hình máy tính của bạn nhé!
• Bước 9: Chọn “Tải lại” và ấn “Lưu cấu hình” để hoàn thành việc cài đặt chữ ký Token.

5.2. Cách dùng chữ ký số

Cách dùng chữ ký số thực ra rất đơn giản và thuận tiện cho người dùng. Cụ thể, khi máy của bạn đã cài đặt phần mềm chữ ký số thì hãy kiểm tra lại các thông tin và thời gian sử dụng của USB Token. 
Chọn biểu tượng của đơn vị bạn đăng ký dịch vụ chữ ký số và nhấn  “Chứng thư số”. Sau đó nhập mã pin, chọn thông tin doanh nghiệp để kiểm tra.
Nếu cần sử dụng chữ ký số để ký kết hợp đồng, thanh toán hóa đơn điện tử hay kê khai thuế thì chỉ cần chọn chữ ký online trên tài liệu là được. Cách thực hiện là:
+ Đăng nhập vào phần mềm chữ ký online của đơn vị cung cấp dịch vụ. 
+ Xác thực lại bằng mã pin USB Token

6. Các nghiệp vụ dùng chữ ký số cho từng đối tượng sử dụng 

Cách sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

STT	Nghiệp vụ
1	Đăng ký kinh doanh
2	Hóa đơn điện tử
3	Kê khai, nộp thuế
4	Bảo hiểm xã hội
5	Hải quan
6	Chứng từ trong giao dịch nội bộ như: thanh toán tạm ứng, báo cáo quản trị, Phiếu thu, Phiếu chi
7	Hợp đồng kinh tế
8	Hợp đồng lao động

 

Cách dùng chữ ký số trong Đơn vị Hành Chính Nhân Sự

STT	Nghiệp vụ
1	Hóa đơn điện tử/Biên lai điện tử
2	Kê khai, nộp thuế
3	Bảo hiểm xã hội
4	Hải quan
5	Dịch vụ công của Kho bạc https://vst.mof.gov.vn
6	Nộp Báo cáo tài chính cho Kho Bạc https://bctcnn.vst.mof.gov.vn
7	Chứng từ trong giao dịch nội bộ như: thanh toán tạm ứng, báo cáo quản trị, Phiếu thu, Phiếu chi
8	Hợp đồng lao động
9	Hợp đồng kinh tế

 

Cách dùng chữ ký số cho cá nhân

STT	Nghiệp vụ
1	Kê khai, quyết toán thuế Thu nhập cá nhân
2	Giao dịch ngân hàng, tín dụng
3	Chứng khoán điện tử
4	Hợp đồng kinh tế
5	Ký văn bản điện tử

Lời kết

TENTEN hy vọng bài viết này sẽ thay câu trả lời cho thắc mắc Chữ ký số là gì? cũng như cách dùng chữ ký số ra sao. Nếu thấy hay và hữu ích, đừng quên chia sẻ các thông tin này cho bạn bè, người thân nhé!