Kick Off là gì? Cách tổ chức Kick Off Meeting hiệu quả?

Kick Off Meeting là một khái niệm khá mới nhưng lại rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Bạn có thể hiểu đây là một cuộc họp ban đầu được tổ chức để bắt đầu một dự án mới hoặc một sự kiện quan trọng. Để tìm hiểu chi tiết hơn vềkick off là gì này, mời bạn theo dõi bài viết dưới đây của Tenten.vn nhé!

Kick off là gì?

Trong kinh doanh, kick off là một cuộc họp khởi động cho một dự án, kế hoạch hoặc chiến dịch mới. Cuộc họp này thường được tổ chức để:

• Giới thiệu về dự án, kế hoạch hoặc chiến dịch: Người chủ trì cuộc họp sẽ giới thiệu về dự án, kế hoạch hoặc chiến dịch, bao gồm mục tiêu, phạm vi, thời gian biểu và ngân sách.
• Xác định mục tiêu và phạm vi: Các bên liên quan sẽ cùng nhau thảo luận và xác định mục tiêu và phạm vi của dự án, kế hoạch hoặc chiến dịch.
• Phân công trách nhiệm: Người chủ trì cuộc họp sẽ phân công trách nhiệm cho các bên liên quan.
• Tạo động lực và sự cam kết: Người chủ trì cuộc họp sẽ tạo động lực và sự cam kết cho các bên liên quan.

Tại sao cần có buổi kickoff?

Tổ chức một buổi kick off là gì chỉn chu sẽ giúp ích rất nhiều cho cả doanh nghiệp, các đội nhóm và từng cá nhân trong công ty:

• Giúp mọi người hiểu rõ về dự án, kế hoạch hoặc chiến dịch.
• Giúp các bên liên quan cam kết thực hiện thành công dự án, kế hoạch hoặc chiến dịch.
• Giúp tăng cường sự phối hợp và hợp tác giữa các bên liên quan.
• Giúp giảm thiểu rủi ro và thất bại của dự án, kế hoạch hoặc chiến dịch.

Những điều cần lưu ý để tổ chức buổi kick off thành công

Tổ chức một buổi kickoff chỉn chu không quá phức tạp nhưng người tổ chức cần lưu ý một số vấn đề như sau:

Lập kế hoạch kick off là gì

Là người tổ chức buổi kick off meeting, hãy tham gia trực tiếp vào các công việc dự án để hiểu rõ về nó. Điều này giúp đánh giá năng lực thực tế, nhìn rõ rủi ro và khả năng thực hiện từng giai đoạn công việc. Hãy đảm bảo sự hiểu biết chung với đối tác về mục tiêu, sản phẩm, quy trình để buổi meeting đạt được mục đích.

Xác định thời điểm thích hợp cho buổi meeting

Lên kế hoạch và chuẩn bị trước cho buổi kick off, đồng thời xác định thời điểm chính thức dựa trên mục đích, kế hoạch và cách thực hiện. Thời điểm tổ chức buổi kick off có thể điều chỉnh theo quy mô và độ phức tạp của dự án, nhưng hãy đảm bảo tính quan trọng để đạt hiệu quả tốt nhất.

Tạo được bầu không khí cho kick off là gì

Buổi kick off meeting không chỉ là việc truyền đạt thông tin mà còn là cơ hội nâng cao tinh thần. Tránh làm cho buổi họp trở nên uể oải hay chán ngắt. Tổ chức các hoạt động tương tác để mọi người thoải mái chia sẻ ý kiến, tạo không khí vui vẻ và tích cực hơn là quá nghiêm túc và cứng nhắc.

Các bước để tổ chức buổi Kick off meeting thành công

Sau khi hiểu về kick off là gì thì dưới đây là những bước cơ bản để tạo nên một buổi họp dạng như thế này

Chuẩn bị cho buổi kick off cần có những điều gì?

Trong buổi Kick off, nội dung chính cần trình bày gồm:

– Giới thiệu về dự án

– Mục tiêu & phạm vi của dự án

– Các mốc tiến độ

– Ngân sách

– Chất lượng của dự án

– Các phòng ban tham gia & các bên liên quan

– Kế hoạch truyền thông dự án

– Đánh giá các rủi ro

– Danh sách câu hỏi và giải đáp thắc mắc giữa các bên tham gia

Bắt đầu buổi Kick off

Buổi kick off nên được bắt đầu bằng một số tiết mục vui vẻ như biểu diễn văn nghệ hoặc mini game đơn giản để tạo sự thoải mái, sáng tạo mang lại một không khí vui tươi hơn giúp buổi Kick off đạt được kết quả tốt nhất. Quy tắc chung cần được đặt ra để hướng tới một kết quả cuối cùng và hạn chế mâu thuẫn có thể xảy ra.

Dẫn dắt buổi Kick off là gì

Người dẫn dắt buổi Kick off cần giới thiệu tổng quát về dự án và trao đổi rõ về mong đợi, năng lực thi của tất cả các bên liên quan. Dựa vào đó mà tạo sự đồng thuận và đi đến sự thành công của buổi Kick off cũng như dự án.

Tổng kết buổi kick off là gì

Phần cuối của buổi Kick off cần có mục câu hỏi và trả lời để làm rõ các thông tin và đảm bảo việc triển khai dự án sau này không xảy ra bất kỳ vấn đề nào liên quan đến việc không rõ ràng hay hiểu nhầm nào.

Sau buổi Kick off, cần lập biên bản tổng kết để đảm bảo bao gồm kế hoạch hành động, người phụ trách và deadline của từng công việc. Biên bản này sẽ được gửi đến tất cả các bên liên quan để mọi người có thể nắm bắt và triển khai theo đúng vai trò và nhiệm vụ đã được giao.

Kết luận

Kick off không phải là một khái niệm mới nhưng rất nhiều doanh nghiệp chưa tổ chức được buổi meeting này, ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động kinh doanh và sự phối hợp giữa các phòng ban. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về kick off là gì và biết cách tổ chức meeting hoàn chỉnh nhất.

Bài liên quan

KOC là gì? KOC có đang dần lấn át KOL không?

Top 7 cách tăng traffic website dễ như ăn kẹo

Top phần mềm email marketing tốt nhất

Cách viết email marketing hay không lo “bí ý tưởng”