Nguyên nhân và cách khắc phục khi gửi mail vào Spam, Junk-Email

1. Tại sao gửi mail lại vào thư rác? Cách thức hoạt động của bộ lọc spam. 

Các bộ lọc email được lập trình sẵn rất nhiều tiêu chí để đánh giá 1 email có phải là spam hay không, ví dụ những cụm từ giống spam như “CLICK HERE” hay “MIẾN PHÍ! MUA NGAY!”. Mỗi tiêu chí như vậy tương ứng với 1 số điểm. Tổng số điểm đạt tiêu chí của một email, cộng lại sẽ ra điểm spam (spam score). Bộ lọc spam sẽ check spam dựa vào các yếu tố trong một mail gửi đến như header, body, subject, reverse dns, URIBlacklist, keyword …

Chú thích cho các từ chuyên môn:

+ Content filters (Bô lọc nội dung):

Xem xét các nội dung trong một tin nhắn để xác định xem nó là thư rác hay không?

+ Header filters (Bộ lọc Header):

Xem xét các tiêu đề email để tìm kiếm thông tin giả mạo.

+ URL Blacklist:

Là khi các website dùng các tool, thủ thuật tăng rank mà Google cấm như: dùng các thủ thuật SEO “mũ đen” như cloaking, link farms, doorway pages, submit quá nhiều….Thường xuyên thay đổi nội dung, tên miền, hay thậm chí là giao diện. Các domain mua backorder cũng thường không được index. Dẫn tới địa chỉ URL bị khoá, điều này làm ảnh hưởng tới việc gởi mail, hay thậm chí mail của Quý khách sẽ không vào Inbox được.

+ IP BlackList:

Trường hợp này do các tài khoản trên Server gởi Spam mail số lượng lớn (Thường là các máy chủ share hosting), dẫn tới IP bị các tổ chức SPAM trên thế giới cho vào Black List. Sau khi kiểm tra, xử lý các vấn đề liên quan thì Quý khách có thể liên hệ với các tổ chức chống SPAM nhằm loại bỏ đia chỉ IP ra khỏi Black List.

Nếu điểm spam của bạn vượt ngưỡng cho phép, bạn sẽ đi vào hộp thư rác mà không cần bàn cãi.

Danh sách các tiêu chí của spam vẫn tăng đều và rất hiệu quả. Mỗi khi ai đó nhấn vào nút “báo cáo spam” trên chương trình duyệt email, các bộ lọc sẽ tiếp thu ngay. Thậm chí, các bộ lọc còn chia sẻ “kiến thức” cho nhau để ngày càng trở nên hoàn hảo. Tuy không có một công thức giúp bạn thoát các bộ lọc, nhưng vẫn có 1 vài lỗi bạn cần tránh để thư của bạn không vào thùng rác của người nhận.

2. Những lỗi thông thường cần tránh

Có 1 số lỗi mà người dùng thường xuyên mắc phải, và hậu quả là bị các bộ lọc spam chặn đường:
+ Sử dụng các cụm từ spam, như là “Nhấn vào đây!” hoặc “Cơ hội duy nhất trong đời!”
+ Sử dụng dấu chấm than kịch liệt!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
+ TOÀN VIẾT HOA
+ Tô màu đỏ hoặc xanh sáng
+ Code HTML cẩu thả, như kiểu copy từ Microsoft Word qua HTML
+ Email chỉ có 1 hình ảnh lớn, không có hoặc rất ít text (bởi vì các bộ lọc không xem được hình, nên nó cho rằng bạn đang lừa nó)
+ Sử dụng từ “kiểm tra” trong dòng tiêu đề
+ Gửi đến nhiều người nhận trong cùng 1 công ty (tường lửa email của công ty sẽ cho rằng đó là 1 cuộc tấn công spam)
+ Thiết kế HTML trong… Word và xuất ra file HTML .
+ Nội dung có chứa từ khoá nào “nhạy cảm”? Như thế nào là “nhạy cảm” thì do hệ thống xác định và không hẳn là liên quan đến chính trị, sex hay bậy bạ mới là nhạy cảm mà là những từ khoá được đề cập nhiều trên môi trường Internet hay Google cũng bị coi là nhạy cảm, ví dụ từ resort, gay, bất động sản, marketing

Nhằm tránh khả năng mail của Quý Khách vào SPAM, xin Quý khách tránh các lỗi như sau:

+ Sử dụng các cụm từ gây SPAM:
Sau đây là danh sách 100 từ được cho là SPAM, được chia thành 2 phần trong đó 50 từ cần tránh và 50 từ không nên sử dụng như sau:

Top 50 từ không nên sử dụng:

1. !!!	26. Guarantee
2. $$$	27. Hot
3. 100% free	28. Increase
5. ALL CAPITALS	29. Join millions
6. All natural	30. Lose weight
7. As seen on	31. Lowest price
8. Attention	32. Make money fast
9. Bad credit	33. Marketing
10. Bargain	34. Million dollars
11. Best price	35. Money
12. Billion	36. Money making
13. Certified	37. No medical exams
14. Cost	38. No purchase necessary
15. Dear friend	39. Online pharmacy
16. Decision	40. Opportunity
17. Discount	41. Partners
18. Double your income	42. Performance
19. E.x.t.r.a. Punctuation	43. Rates
20. Eliminate debt	44. Satisfaction guaranteed
21. Extra income	45. Search engine listings
22. Fast cash	46. Selling
23. Fees	47. Success
24. Financial freedom	48. T e x t w i t h g a p s
25. FREE	49. Trial
	50. Visit our website

Top 50 từ cần tránh:

51. #1	76. Great offer
52. 4U	77. Home based
53. 50% off	78. Incredible deal
54. Accept credit cards	79. Information you requested
55. Additional income	80. Insurance
56. Affordable	81. Investment
57. All new	82. Limited time offer
58. Apply now	83. Message contains
59. Apply online	84. No age restrictions
60. Be your own boss	85. No experience
61. Buy direct	86. No gimmicks
62. Call free	87. No hidden costs
63. Cancel at anytime	88. No questions asked
64. Cash bonus	89. Offer
65. Cheap	90. Online degree
66. Click here	91. Online marketing
67. Congratulations	92. Order Now
68. Direct email	93. Passwords
69. Direct marketing	94. Please read
70. Don’t hesitate!	95. Risk free
71. Drastically reduced	96. Save $
72. Earn $	97. Serious cash 98. Special promotion
73. Full refund
73. Full refund	99. Urgent
74. Get it now	100. Web traffic
75. Gift certificate

3. Các cách giảm khả năng bị chặn bởi các tổ chức SPAM

Ngoài các lỗi trên thì Quý khách vui lòng chú ý đến các cách giảm khả năng bị chặn bởi các tổ chức SPAM sau đây:

+ Mail khi gửi chỉ có duy nhất 1 tấm hình.

Với việc làm như trên thì chắc chắn mail của Quý khách sẽ bị chặn lại. Quý khách cần dành thời gian cho việc chỉnh sửa bố cục, hình ảnh để mail có thể tới thẳng Inbox khi bấm nút Send.

+ Chú ý tới các liên kết trong mail của bạn.

Các bộ lọc sẽ kiểm tra các địa chỉ URL trong mail của Quý khách, nếu như đường dẫn link dẫn tới một domain thiếu uy tín, hay có các thông báo giả mạo thì việc mail của Quý khách sẽ chắc chắn vào SPAM.
+ Quý khách nên tránh dẫn link tới các địa chỉ chứa các folder chỉ có 1 cho tới 2 chữ cái bởi vì các bộ lọc sẽ xem đó là như là một dấu hiệu cần phải kiểm tra.

+ Đừng sử dụng các rút gọn liên kết.

Việc sử dụng các đường dẫn rút gọn khiến các bộ lọc không check được nội dung của các liên kết đó, do đó rất có khả năng mail của Quý khách sẽ vào SPAM.

+ Sử dụng HTML chuẩn

Những tags HTML không thích hợp, những tag bị lỗi…có thể làm giảm khả năng gửi mail thành công của bạn. Để có thể tạo ra nội dung mail với HTML chuẩn, Quý khách có thể sử dụng công cụ dưới đây để có thể hạn tạo ra một mail với HTML chuẩn: http://word2cleanhtml.com/
– Bước đầu tiên Quý khách tạo ra một email bình thường trên Microsoft Word chẳng hạn, sau khi thực hiện xong về các định dạng, kiểu chữ, font chữ sau đó copy toàn bộ đoạn văn bản trên vào khung chuyển đổi sau đó bấm vào nút “Convert to clean html”.
– Sau khi quá trình convert được hoàn tất, toàn bộ đoạn văn bản sẽ được chuyển sang dạng HTML chuẩn. Quý khách vui lòng copy đoạn văn bản đã được chuyển đổi vào thư mới mà Quý khách có ý định Sent.

Hoàn thành các bước trên, Quý khách đã có một email với HTML chuẩn.

Lưu ý

– Không bao giờ thêm Javascript, mẫu code hoặc video vào email của bạn
– Tránh copy trực tiếp từ Word, Excel hay Powerpoint hay các ứng dụng khác…
– Việc chép nội dung trực tiếp từ các ứng dụng trên sẽ kèm theo nhiều kiểu định dạng khác nhau được chèn vào email sẽ khiến Quý khách cũng như các bộ lọc SPAM mail không kiểm soát được. Dẫn tới mail khi gởi được đánh giá là SPAM là điều khó tránh khỏi.
– Không nên dùng cùng một cụm từ hay một câu có trong email làm tiêu đề.
– Nếu bạn gửi email có tiêu đề và thông tin tương tự nhau, nó phần lớn sẽ bị lọc thành email spam. Ví dụ tiêu đề thư của bạn ghi “Đây là thư test” và phần nội dung cũng ghi là “Đây là thư test”.

4. Tăng cường độ tin cậy cho mail gửi đi

Bạn cần phải cấu hình đầy đủ các bản ghi SPF, DKIM, Domainkeys… nhằm tăng tính tin cậy khi gửi mail đồng thời luôn đảm bảo IP Server không bị các tổ chức liệt vào danh sách đen (blacklist).
Thông thường nếu ip server bị các tổ chức như Spamhaus, Spamcop, SORBS-SPAM, … thì mail gửi đi có khả năng bị từ chối.
Hy vọng sau bài viết này của Tenten các bạn sẽ hiểu rõ hơn lí do tại sao mail vào spam và có những chiến dịch email marketing hiệu quả hơn.