13 Cách viết mẫu tin nhắn vắng mặt hiệu quả khuyên dùng

Những mẫu tin nhắn vắng mặt khá hữu ích khi bạn không ở tại nơi làm việc trong thời gian dài. Nó sẽ giúp đồng nghiệp của bạn biết khi nào cần phản hồi hoặc liên hệ với ai khi bạn vắng mặt và thường được coi là quy tắc làm việc thích hợp cho các kỳ nghỉ, nghỉ ốm và các trường hợp vắng mặt dài ngày khác…

Bạn đang muốn viết một email đầy đủ hiệu quả thì đừng bỏ qua bài viết này. TenTen.vn sẽ chỉ cho bạn 13 cách để sở hữu một tin nhắn vắng mặt chuyên nghiệp cũng như giải thích và bao quát hơn nữa về vấn đề này. Cùng theo dõi nhé!

13 Cách viết mẫu tin nhắn vắng mặt hiệu quả khuyên dùng

Khái niệm về tin nhắn vắng mặt

Tin nhắn vắng mặt là gì?

Tin nhắn vắng mặt là một email phản hồi tự động các tin nhắn gửi đến cho bạn khi bạn đang trong một kỳ nghỉ tương đối dài.

Những thông báo này giúp bạn đảm bảo được chu trình làm việc diễn ra suôn sẻ cho đến khi bạn quay lại, nếu không, mọi người có thể hiểu sai cách khi bạn không phản hồi.

Có khá nhiều loại tin nhắn vắng mặt tự động cho các kênh tin nhắn văn bản, cuộc gọi, nhưng email (kênh giao tiếp kinh doanh hàng đầu) chắc hẳn là kênh tiêu chuẩn cho các mẫu tin nhắn vắng mặt.

Khi nào sử dụng tin nhắn vắng mặt

Bạn nên thiết lập thông báo vắng mặt bất cứ khi nào bạn không thể trả lời email trong giờ làm việc thông thường. Nó thích hợp cho những khoảng thời gian ngắn, chẳng hạn như cuộc hẹn ngắn hạn, cũng như khi vắng mặt lâu hơn, chẳng hạn như kỳ nghỉ nhiều ngày.

Việc tạo mẫu tin nhắn vắng mặt phụ thuộc vào công việc và mức độ khẩn cấp của các tin nhắn gửi đến cho bạn. Nếu công việc của bạn không sử dụng email hay không cần tiếp nhận quá nhiều thông tin từ các nguồn thì có thể bạn không cần sử dụng nó.

Hướng dẫn viết các mẫu tin nhắn vắng mặt hiệu quả

Hướng dẫn viết các mẫu tin nhắn vắng mặt hiệu quả

Hãy cá nhân hóa

Với một đợt vắng mặt dài hạn, có thể do yếu tố cá nhân. Đừng tránh né mà hãy chia sẻ những gì bạn đang làm một cách thẳng thắn, từ đó mọi người có thể biết được bạn đang làm gì, ở đâu, khi nào quay lại…

Chọn một thư báo trả lời tự động trong Gmail

Khi bạn sử dụng email, việc viết một đoạn văn bản khi bạn không có mặt tại văn phòng khá dễ dàng. Gmail cung cấp cho bạn các tùy chọn, vì vậy bạn có thể chọn nhiều loại thư báo phù hợp với nhu cầu bản thân khi không có mặt tại nơi làm việc.

Ví dụ: Trong nội dung email hãy viết:

“Cảm ơn vì lá thư của bạn. Hiện tại, tôi không có mặt tại văn phòng làm việc từ … (ngày) đến… (ngày) và tôi sẽ trả lời các email theo thứ tự tôi nhận được sau khi quat trở về. Đối với những trường hợp khẩn cấp, hãy liên hệ với tôi (thông tin liên hệ khẩn cấp). Cảm ơn bạn đã thông cảm!”

Xác định thời điểm có thể mong đợi phản hồi

Các tin nhắn từ văn phòng có thể khó đối với một chủ doanh nghiệp nhỏ. Có thể không có ai khác có thể bao quát hoặc đưa ra câu trả lời cho một số câu hỏi nhất định, vì vậy hãy đảm bảo thông báo vắng mặt của bạn bao gồm thời điểm họ có thể mong đợi phản hồi.  Miễn là bạn đặt đúng kỳ vọng về thời gian phản hồi, mọi người thường sẽ hiểu rằng họ sẽ không nhận được phản hồi ngay lập tức

Nội dung ngắn gọn và rõ ràng

Tuyệt đối đừng để tin nhắn của bạn dài dòng, khó hiểu. Hãy thẳng thắn với những thông báo bạn muốn đưa ra đảm bảo tính mạch lạch, rõ ràng và ngắn gọn. Bạn không cần phải tạo những yếu tố vui nhộn hay lập dị vào tin nhắn vắng mặt của mình.

Thêm giá trị cho tin nhắn

Tôn trọng thời gian của mọi người bằng cách tăng giá trị cho thông điệp của bạn.

Ví dụ: Sau khi cho họ biết bạn sẽ không có mặt tại văn phòng, hãy thêm danh sách các hoạt động bạn đã học được để giảm căng thẳng. Như các công thức nấu ăn mới nhất của bạn hay chia sẻ một liên kết đến cuốn sách yêu thích của bạn.

Bằng việc thêm những thông tin hữu dụng, có thể giúp họ cảm thấy tôt hơn một chút khi phải chờ đợi phản hồi từ bạn.

Chú ý đến cấu trúc văn bản

Cho dù nội dung của bạn có chuyên nghiệp và sáng tạo đến đâu cũng như cấu trúc email với bố cục chuyên nghiệp đến đâu, nếu một lỗi ngữ pháp nào đó xuất hiện trong nội dung, nó sẽ tự động mất hết uy tín.

Hầu hết các doanh nhân chuyên nghiệp chú ý đến các chi tiết, vì vậy bạn nên viết tất cả các email của mình không mắc bất kỳ lỗi ngữ pháp nào nếu bạn muốn tạo ấn tượng.

Lưu ý tránh sử dụng khi viết tin nhắn vắng mặt

Lưu ý tránh sử dụng khi viết tin nhắn vắng mặt

Dưới đây là một vài điều bạn cần  chú ý để tránh những sai sót:

• Không để tin nhắn trở nên quá hài hước hay mang tính khoe khoang: Một tin nhắn vắng mặt cần mang tính thông báo, trang trọng. Cách tiếp cận tốt nhất là giữ cho thông điệp vắng mặt của bạn rõ ràng, đơn giản và hơn hết là chuyên nghiệp.
• Tránh cam kết có sự giúp đỡ của đồng nghiệp: Bạn không thể chắc chắn rằng đồng nghiệp của mình có thể trả lời thay những email nhanh chóng. Vì vậy, hãy đảm bảo đồng nghiệp của bạn cho phép trước khi bạn cung cấp email và số điện thoại liên hệ của họ trong phần tin nhắn vắng mặt
• Nói với mọi người rằng bạn sẽ trả lời ngay khi quay lại: Bạn sẽ còn nhiều việc phải làm vào ngày trở lại, vì vậy, hãy tránh nói rằng bạn sẽ trả lại email trong một khung thời gian cụ thể để đảm bảo không lỡ hứa.

• Dịch vụ Email Server cao cấp tại TENTEN ưu đãi CỰC KHỦNG:

  🎁 Tặng SSL trị giá 264k/năm

  🎁 Giảm 20% khi đăng ký từ 1 năm trở  lên

  Quý khách có nhu cầu tìm hiểu thêm hoặc trải nghiệm dịch vụ trước khi sử dụng bản trả phí, vui lòng để lại thông tin Tenten.vn sẽ liên hệ lại ngay để hỗ trợ quý khách!

  TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ DỊCH VỤ EMAIL SERVER

  • Vào nhóm Zalo để nhận thêm nhiều ưu đãi Email hơn nữa
  • Hotline: (024) 71 089 999
  • Email: info@tenten.vn

Các tìm kiếm liên quan đến chủ đề “mẫu tin nhắn vắng mặt”

Bài viết liên quan

Top 5 kịch bản chatbot giúp tăng tương tác hiệu quả

Cách sử dụng Facebook Messenger Business hot nhất năm 2022