Đăng ký chữ ký số cá nhân và chữ ký số cho doanh nghiệp

Bất kể doanh nghiệp nào tại Việt Nam hay trên thế giới đều quen thuộc với thuật ngữ chữ ký số. Đặc biệt, công cụ này còn được chia thành chữ ký số cá nhân và chữ ký số cho doanh nghiệp. Vậy, cách đăng ký sử dụng chữ ký số cá nhân & chữ ký số cho doanh nghiệp như thế nào? Cùng tìm hiểu nhé!

1. Chữ ký số cá nhân là gì?

Chữ ký số cá nhân là một dạng chữ ký số điện tử, có giá trị tương đương với chữ ký tay của cá nhân. Chữ ký số cá nhân được dùng với mục đích xác thực danh tính của người ký trong các trường hợp sau:

• Ký các văn bản, tài liệu điện tử
• Tham gia các giao dịch trực tuyến
• Kê khai thu nhập cá nhân
• Sử dụng internet banking, mobile banking
• Giao dịch chứng khoán, mua bán online,…

1.1. Thông tin thể hiện trong Chữ ký số cá nhân gồm những gì?

Các thông tin được mã hóa trong chữ ký số cá nhân cần bao gồm đầy đủ các nội dung sau:

• Tên của người đăng ký chữ ký số 
• Tên của thuê bao
• Số hiệu của chứng thư số
• Thời hạn hiệu lực của chứng thư số
• Khóa công khai của thuê bao
• Chữ ký số của tổ chức cung cấp chứng thực chữ ký số
• Hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng thư số
• Hạn chế về trách nhiệm pháp lý của tổ chức cung cấp chứng thực chữ ký số
• Thuật toán mật mã cho chữ ký số
• Các nội dung khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

1.2. Sử dụng chữ ký số cho cá nhân mang lại lợi ích gì?

Dưới đây là những lợi ích quan trọng và hữu dụng mà chữ ký số cá nhân mang lại:

Giảm chi phí in ấn: việc in ấn và lưu trữ tài liệu giấy không còn cần thiết và chữ ký số cho cá nhân giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí cho công đoạn này. 
Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ: Việc luân chuyển văn bản giữa các đơn vị phòng ban và công ty sẽ được nhanh chóng hơn, không còn phải chờ đợi. Từ đó, quá trình ký duyệt cũng diễn ra nhanh hơn.
Không cần hồ sơ bản cứng: bạn chỉ cần tài liệu trực tuyến là đã có thể tiến hành ký số bằng chữ ký số, ngoài ra còn tiện tra cứu và quản lý tài liệu, hồ sơ. 
Ký duyệt mọi lúc mọi nơi: chỉ cần có thiết bị chữ ký số và máy tính kết nối mạng là có thể phê duyệt hồ sơ mọi lúc, mọi nơi không phụ thuộc thời gian, địa điểm. 

1.3. Chữ ký số cá nhân trong tổ chức được đối tượng nào sử dụng?

Theo pháp luật quy định, mọi công dân Việt Nam nếu có nhu cầu sử dụng chữ ký số cá nhân đều quyền đăng ký với đơn vị đã được cấp phép về cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Chữ ký số cho cá nhân có thể sử dụng tương đương với chữ ký tay.
Đối với chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp, tổ chức thì các đối tượng cụ thể có thể sử dụng công cụ này là: Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, kế toán,… tùy theo nhu cầu và quy định của đơn vị đó.

1.4. Giá trị pháp lý của chữ ký số cá nhân

Giá trị pháp lý của chữ ký số cá nhân đã được quy định trong Quyết định số 1984/2015/QĐ-TCT quy định như sau:
“Các văn bản, tài liệu điện tử nếu được ký bởi chữ ký số cá nhân cấp bởi đơn vị cung cấp đã được cấp phép thì sẽ có hiệu lực tương đương với văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó;
Các văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị như văn bản giấy được lý tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu;”

Như vậy, chữ ký số cá nhân có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay trên văn bản giấy, nên sẽ được quy định rõ ràng về chức năng, thẩm quyền một cách rõ ràng theo đúng quy định pháp luật.

2. Cách đăng ký chữ ký số cá nhân trong tổ chức

Không nhất thiết phải là doanh nghiệp hay tổ chức mới có thể sử dụng chữ ký số. Bạn hoàn toàn có thể đăng ký chữ ký số cá nhân theo cách thức đơn giản sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ xin đăng ký cấp chữ ký số cá nhân qua USB Token

Khi muốn hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số cá nhân qua USB Token, người dùng cần liên hệ cho đơn vị cung cấp dịch vụ trên và nộp hồ sơ trực tiếp tại đó.

Bước 2: Kiểm tra, thẩm định hồ sơ 

Nhà cung cấp cần tiến hành kiểm tra hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân xem có phù hợp không

Bước 3: Cài đặt và kích hoạt USB Token 

Sau khi hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân đã được thẩm định thành công tại các đơn vị cung cấp dịch vụ thì sẽ được cài đặt chữ ký số cá nhân và kích hoạt trong USB Token.

Bước 4: Doanh nghiệp đăng ký với Tổng cục Thuế. 

Người dùng sẽ có thể sử dụng chữ ký số cá nhân sau khi trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia xác nhận thành công với cơ quan thuế.

3. Chữ ký số cho doanh nghiệp là gì ?

Chữ ký số cho doanh nghiệp được quy định tại khoản 6 điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP như sau:
“Chữ ký số doanh nghiệp là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu; sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người nhận được thông điệp dữ liệu ban đầu; có thể xác nhận định danh nguồn gốc và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp đã ký số.

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng; với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Nếu chữ ký số cá nhân có giá trị như chữ ký tay thì chữ ký số cho doanh nghiệp chính là “con dấu điện tử” xác nhận văn bản này thuộc doanh nghiệp, tổ chức và được thừa nhận về  mặt pháp lý.

Chức năng của chữ ký số cho doanh nghiệp là gì ?

Chữ ký số cho doanh nghiệp giúp ích rất lớn trong việc xử lý các giao dịch điện tử, dịch vụ công trực tuyến, hợp đồng online. Cụ thể như sau:

• Kê khai nộp thuế, Hải quan 
• Ký số trên Hóa đơn điện tử
• Đóng Bảo hiểm xã hội,, tăng/giảm lao động
• Đăng ký kinh doanh, tạm ngừng kinh doanh
• Giao dịch qua ngân hàng điện tử, chứng khoán điện tử
• Đấu thầu điện tử
• Ký kết hợp đồng qua email
• Trao đổi dữ liệu giữa cá nhân – tổ chức Nhà nước
• …

4. Cách đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp

Thủ tục đăng chữ ký số cho doanh nghiệp sẽ phức tạp và mất nhiều thời gian hơn so với chữ ký số cá nhân, theo các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

Bước này rất quan trọng vì bạn cần cân nhắc chọn ra đơn vị cung cấp dịch vụ số an toàn, chất lượng và hỗ trợ tốt cho khách hàng. Đơn vị được chọn cần phải đáp ứng một số yêu cầu:

• Được cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp.
• Có chứng thư số do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia cấp.

Chúng tôi gợi ý cho bạn một số đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho doanh nghiệp tại đây, hãy tham khảo nhé!

Bước 2: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và mua chữ ký số

Doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị hồ sơ để gửi cho Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho doanh nghiệp. Bộ hồ sơ cần đầy đủ các giấy tờ như:

• Giấy phép đăng ký doanh nghiệp (Bản sao có công chứng)
• Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu của người đại diện doanh nghiệp (Bản sao có công chứng)
• Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Bản sao có công chứng giấy phép hoạt động (Bản sao có công chứng)

Bước 3: Doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ và mua chữ ký số

Sau khi đơn vị cung cấp nhận được thông tin của doanh nghiệp thì sẽ gửi giấy xác nhận lại thông tin khách hàng kèm theo giấy đăng ký cấp chứng thư công cộng.
Để tiền hành hoàn thiện thủ tục đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp và tránh trường hợp chữ ký số bị khóa, doanh nghiệp cần tiếp tục gửi bộ hồ sơ trên về cho đơn vị chứng thực chữ ký số để nhận được chữ ký số.
Bộ hồ sơ này gồm các giấy tờ:

• CMND/CCCD người đại diện theo pháp luật (Đóng mộc treo)
• Giấy phép đăng ký kinh doanh (Đóng mộc treo)
• Giấy xác nhận thông tin KH (Ký tên, đóng dấu)
• Giấy đăng ký cấp chứng thư công cộng (Ký tên, đóng dấu)

Ngoài ra, khi đã chuẩn bị đủ xong hồ sơ trên thì doanh nghiệp nộp tại cơ quan cung cấp dịch vụ chữ ký số được cấp phép như BKAV-CA, I-CA … Mức lệ phí cho việc đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp sẽ tùy thuộc vào từng nhà cung cấp và gói dịch vụ do bạn lựa chọn.
Với các hướng dẫn chi tiết về các đăng ký chữ ký số cá nhân và chữ ký số cho doanh nghiệp mà TENTEN vừa chia sẻ, bạn đã thấy quy trình này đơn giản hơn chưa? Hãy thực hiện theo cách thức trên và phản hồi lại cho TENTEN biết nhé. Chúc bạn thành công!