4 điều cần biết về quản lý định danh

Quản lý định danh là một khái niệm khá quen thuộc, đặc biệt với các doanh nghiệp hay tổ chức. Công cụ này giúp doanh nghiệp quản lý các thông tin, tài liệu một cách hiệu quả, đơn giản hóa quá trình. Bài viết dưới đây của Tenten.vn sẽ đem đến cho bạn cách thức hoạt động cũng như những ví dụ cụ thể của công cụ này trong thực tế, cùng theo dõi nhé!

Quản lý định danh là gì?

Quản lý định danh và phân quyền truy cập hay còn được gọi là IAM – viết tắt của Identity and Access Management để chỉ tất cả những sản phẩm, quy trình và chính sách để thực hiện việc quản lý định danh của người dùng cũng như điều chỉnh quyền truy cập của họ trong tổ chức.

Như thế có thể thấy được, “Truy cập” và “người dùng” là hai yếu tố quan trọng trong quản lý định danh. Quyền truy cập nói đến việc cho phép người dùng có thể tác động lên tệp như tạo, xem hay chỉnh sửa tệp. Người dùng ở đây có thể là nhân viên đối tác hoặc khách hàng của tổ chức đó.

Cách thức hoạt động của quản lý định danh

Một hệ thống quản lý định danh được thiết kế nhằm thực hiện: xác định, xác thực và ủy quyền.

Nói một cách đơn giản, những người được thêm và cài đặt quyền trong quản lý định danh mới có quyền truy cập vào các thiết bị như: máy tính, phần cứng, ứng dụng phần mềm hay bất kỳ tài nguyên CNTT nào của tổ chức đó.

Một số thành phần cốt lõi của quản lý định danh gồm:

• Cơ sở dữ liệu chứa thông tin về người dùng (nhân viên) và đặc quyền truy cập
• Các công cụ quản lý định danh để thực hiện việc tạo, giám sát, sửa đổi cũng như xóa các đặc quyền truy cập
• Hệ thống giúp tổ chức quản lý về lịch sử đăng nhập và truy cập

Khi tổ chức thêm người dùng mới hoặc thay đổi về quyền hạn của người dùng hiện tại, danh sách sẽ luôn được cập nhật. Hơn nữa, các chức năng của quản lý định danh thường thuộc các bộ phận hoặc phòng ban công nghệ thông tin.

Quản lý định danh trong thực tế

• Khi người dùng đăng nhập thông tin, hệ thống sẽ kiểm tra danh tính của họ dựa trên cơ sở dữ liệu để tiến hành xác minh các thông tin đăng nhập đó.

Ví dụ: một CTV của một doanh nghiệp có thể đăng nhập vào hệ thống và tiến hành đăng bài viết của mình nhưng không được thay đổi bài viết của những CTV khác do hệ thống đã cài đặt quyền quản lý định danh của họ.

• Một người dùng operator trên production có truy cập vào hệ thống để xem về quy trình làm việc trực tuyến nhưng không được phép sửa đổi dữ liệu cũ trên đó. Trong khi đó, người giám sát có thể vừa xem, chỉnh sửa và thay đổi cài đặt để tạo tệp mới.

Dễ dàng thấy được quản lý định danh đã giúp bảo vệ tệp để không phải ai cũng có quyền thay đổi, tránh phải những tác động tiêu cực.

• Thông qua quản lý định danh, chỉ những người dùng được cài đặt quyền mới có thể truy cập cũng như chỉnh sửa. Nếu không, bất kỳ ai cũng có thể xem các tài liệu mật của công ty, dẫn đến khả năng mất bảo mật dữ liệu. Có thể thấy, quản lý định danh giúp các doanh nghiệp quản lý nghiêm ngặt và phức tạp chi phối việc quản lý dữ liệu.

Quản lý định danh và phân quyền truy cập quan trọng như thế nào?

Những lý do dưới đây sẽ giải thích cho bạn tại sao quản lý định danh và phân quyền truy cập lại quan trọng.

• Quản lý định danh giúp tăng cường bảo mật. Đây được coi là vai trò quan trọng nhất của công cụ này giúp cho tổ chức có thể bảo mật các tài liệu quan trọng. Bằng cách cài đặt quyền truy cập cho từng người dùng, các doanh nghiệp có thể loại trừ các trường hợp vi phạm dữ liệu, đánh cắp danh tính và truy cập bất hợp pháp vào thông tin bí mật.

Quản lý định danh giúp hạn chế thông tin đăng nhập bị xâm phạm, tránh các thông tin bị rò rỉ đồng thời cung cấp khả năng bảo vệ chống lại ransomware, hack, lừa đảo và các loại tấn công mạng khác.

• Sắp xếp hợp lý IT workload. Bất kì khi nào quyền của người dùng được thay đổi, sẽ được cập nhật sau một lần quét của quản lý định danh. Công cụ này cũng có thể giảm số lượng ticket đến bộ phận trợ giúp IT liên quan đến việc đặt lại mật khẩu. Ngoài ra, với một số hệ thống có thể thiết lập hệ thống cho một số nhiệm vụ IT đơn giản.
• Hỗ trợ pháp chế. Các doanh nghiệp có thể đáp ứng các yêu cầu của quy định của ngành nghề thông qua sự hỗ trợ của quản lý định danh.
• Cho phép quản lý cộng tác từ đó nâng cao năng suất. Các doanh nghiệp có thể thêm người dùng bên ngoài tổ chức truy cập vào các tài liệu của doanh nghiệp như đối tác, khách hàng và cài đặt quyền của họ như chỉ xem, chỉ thay đổi một số phần mà không gây ảnh hưởng cho doanh nghiệp.
• Cải thiện trải nghiệm người dùng. Người dùng chỉ cần sử dụng sinh trắc học hoặc thẻ thông minh mà không cần phải nhập mật khẩu phức tạp để truy cập. Điều này giúp đơn giản hóa quá trình, tăng trải nghiệm người dùng.

Bài viết trên đây đã giúp cho bạn có cái nhìn tổng quan về quản lý định danh, cách thức hoạt động của công cụ này cũng như những ứng dụng trong thực tế cuộc sống. Quản lý định danh giúp các doanh nghiệp trong việc quản lý các tài liệu, thông tin một cách hiệu quả, chuyên nghiệp.

Bài liên quan

Git là gì? Tìm hiểu về phần mềm Git chi tiết từ A – Z

Trojan là gì? Cách phòng tránh virus Trojan xâm nhập máy tính hiệu quả

Phần mềm tăng RAM: Cách hoạt động, ưu và nhược điểm

Microsoft Edge là gì? Top 10 lợi ích vượt trội so với trình duyệt khác