Làm chữ ký số có phức tạp không? Hướng dẫn tạo chữ ký số

Chữ ký số còn được gọi là USB Token, là thiết bị được sử dụng rất nhiều cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhất là khi thực hiện kê khai thuế và giao dịch điện tử. Vậy làm chữ ký số có phức tạp hay không? TENTEN xin dành bài viết dưới đây để hướng dẫn bạn tự tạo chữ ký số cho mình nhé!

1. Vì sao doanh nghiệp cần tạo chữ ký số?

Chữ ký số là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp khi cần thực hiện các nghiệp vụ sau:

Nộp thuế điện tử: tạo chữ số giúp doanh nghiệp không cần cầm tiền ra ngân hàng hoặc điểm thu ngân sách nhà nước để đóng thuế. Nó vừa tiết kiệm thời gian vừa giảm các thủ tục phức tạp.
Kê khai thuế qua mạng: doanh nghiệp cần phải làm chữ ký số và sử dụng nó để kê khai thuế qua mạng, theo điểm 4 Luật số 21/2012/QH13, Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11.
Kê khai BHXH: doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để khai báo tăng/giảm lao động hay các vấn đề về BHXH mà không cần tới đơn vị bảo hiểm nhà nước.
Đăng ký kinh doanh: nếu bạn muốn đăng ký thêm các đơn vị phụ thuộc khác nhau chi nhánh, văn phòng đại diện,… thì có thể dùng chữ ký số để làm thủ tục trên trang Website đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư.
Kê khai hải quan: doanh nghiệp bắt buộc phải tạo chữ ký số để đăng ký với cơ quan hải quan khi muốn làm các thủ tục hải quan điện tử, theo Quyết định số 2341/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính áp dụng từ 01/11/2013.
Giao dịch trực tuyến: Việc giao dịch trực tuyến ngày càng phổ biến và đặc biệt nếu doanh nghiệp có nhiều hoạt động kinh doanh, giao dịch mỗi ngày thì dùng chữ ký số để lập hóa đơn rất tiện lợi, nhanh chóng.

2. Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử

Thực tế, chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử  nhưng có nhiều điểm khác việt về tính bảo mật, tiêu chuẩn mã hóa, …. Cụ thể theo bảng sau:

Tiêu chí so sánh	Chữ ký số	Chữ ký điện tử
Tiêu chuẩn mã hoá	tạo chữ ký số cần dùng tiêu chuẩn mã hóa phức tạp	Không có tiêu chuẩn
Mục đích	bảo mật các tài liệu	xác minh tài liệu
Khả năng bảo mật	bảo mật cao, khó sao chép	bảo mật kém, dễ làm giả
Cách xác nhận	tạo chữ ký số cần có xác nhận của nhà cung cấp có chứng nhận	không cụ thể về quy trình xác nhận

3. Giải đáp: Làm chữ ký số có phức tạp không?

Qua các thông tin trên, phần nào có thể thấy được việc doanh nghiệp tạo chữ ký số không phức tạp như nhiều người nghĩ. Bạn có thể tự làm chữ ký số dưới dạng chữ ký điện tử nếu như không đòi hỏi cao về tính bảo mật hay mục đích sử dụng. 

Tuy nhiên để sở hữu được chữ ký số, hay còn gọi là USB Token cần phải đăng ký với đơn vị cung cấp chữ ký số đã được cấp phép. Nên chọn đơn vị có dịch vụ cung cấp chữ ký số đảm bảo tính an toàn, chất lượng phục vụ tốt và mức giá thành phải chăng. 
Nếu chưa biết mua chữ ký số ở đâu, bạn có thể tham khảo tại đây nhé!

4. Hướng dẫn tạo chữ ký số nhanh chóng, đơn giản

Vì chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, được mã hóa theo tiêu chuẩn bằng cách biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Bạn có thể tạo chữ ký số cho  doanh nghiệp mình rồi đăng ký nó với đơn vị cung cấp chữ ký số là được. 

4.1. Tạo chữ ký số dưới dạng chữ ký điện tử 

Để tạo chữ ký số theo dạng chữ ký điện tử, bạn có thể chọn 1 trong 2 cách làm sau:

4.1.1. Cách 1: Tạo chữ ký điện tử online 

Bước 1: Bạn truy cập đường link Wikici để tạo chữ ký online. Nên sử dụng trình duyệt Chrome để nét ký có vẻ đẹp hài hòa và sắc nét.

Bước 2: Hãy ký vào phần khung trắng và chọn màu mực thích hợp. Sau khi ký xong, bạn nhấn chọn LƯU.
Bước 3: Nhấn chọn “TẢI VỀ MÁY” phần mẫu chữ ký điện tử vừa tạo.
Bước 4: Có thể tham khảo các mẫu chữ ký điện tử theo tên của bạn. Cách làm là kéo xuống phía dưới, nhập tên và ấn “Xem mẫu chữ ký của bạn”

Bước 5: Cách sử dụng chữ ký điện tử vừa chọn: copy file mẫu chữ ký và dán lên mục ký tên. Căn chỉnh kích cỡ phù hợp, nhấn chuột phải lên chữ ký, chọn Wrap Text > Square.

4.1.2. Cách 2: Tạo chữ ký điện tử trên WORD

Bước 1: Tạo chữ ký trên phần mềm Word

• Bạn cần có sẵn chữ ký tay trên giấy trắng, sau đó dùng điện thoại có ứng dụng scan để quét chữ ký tay và lưu ảnh theo định dạng .png hoặc .jpg.
• Cắt ảnh sao cho ảnh chứa vừa đủ chữ ký rồi lưu file lại. Tiếp đến là mở tài liệu cần chèn chữ ký, nhấn chọn Insert => Pictures.
• Chọn hình ảnh chứa chữ ký rồi kéo ảnh tới vị trí bạn muốn hiển thị trên văn bản.

Bước 2: Tạo chữ ký điện tử trên Word

 

• Để con trỏ của văn bản tại nơi muốn chèn chữ ký.

• Chọn Insert => Signature Line. Hoặc nhấn chuột vào mũi tên trỏ xuống
• rồi chọn Microsoft Office Signature Line…
• Điền các thông tin cần thiết vào Signature Setup như tên người ký, chức danh…
• Nhấn OK để dòng chữ ký xuất hiện.
• Nhấn đúp chuột vào hộp chữ ký, chọn OK.
• Gõ chữ ký vào mục Textbox hoặc nhấn chọn Select Image để tìm chọn chữ ký đã tạo.
• Chọn Sign để hoàn tất.

 

4.2. Đăng ký chữ ký số với nhà cung cấp hợp pháp 

Chữ ký số chính con dấu điện tử của doanh nghiệp và được dùng cho nhiều công việc như kê khai thuế, giao dịch điện tử,… Bạn có thể tạo chữ ký số là dạng chữ ký điện tử để xác minh tài liệu, nhưng muốn nó có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của Chính Phủ thì cần đăng ký với các nhà cung cấp.
Hồ sơ đăng ký chữ ký số cần các giấy tờ sau:

• Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Bản sao giấy phép hoạt động (có công chứng đầy đủ)
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp (có công chứng đầy đủ)
• Bản sao chứng minh thư nhân dân/ hộ chiếu của người đại diện pháp lý (có công chứng đầy đủ)

Hồ sơ này bạn nộp tại các cơ quan, nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số. Mức phí sẽ tùy theo gói dịch vụ cũng như đơn vị cung cấp mà bạn lựa chọn. 

5. Tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín

Là đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín hàng đầu hiện nay, BKAV-CA thuộc BKAV được đánh giá là Dịch vụ chữ ký số tốt nhất do Hiệp hội an toàn thông tin Việt Nam chứng nhận. Đây là phần mềm chữ ký số thích hợp để sử dụng cho hóa đơn điện tử, kê khai thuế điện tử,… phục vụ cho nhu cầu của đối tượng Doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh.
Chữ ký số của dịch vụ BKAV-CA có thể ký trên nhiều loại văn bản, tài liệu, chứng từ như file doc (Word, Excel), pdf, xml,… Ngoài ra, công cụ này còn có tính bảo mật cao, được phát triển trực tiếp bởi BKAV – đơn vị chuyên phát hành phần mềm hỗ trợ bảo vệ an ninh mạng, diệt virut, chống đánh cắp thông tin,… 
Những ưu điểm không thể bỏ qua của công cụ này là:

• Kết nối với các phần mềm kê khai thuế, hải quan, BHXH, nhanh chóng, tiện lợi
• Doanh nghiệp có thể thao tác nhanh chóng, dễ dàng 
• Hệ thống an ninh thông tin đảm bảo an toàn bảo mật thông tin tuyệt đối 
• Đội ngũ CSKH tận tình, chu đáo, hỗ trợ khách hàng 24/7

Thông qua các bước hướng dẫn chi tiết về cách làm chữ ký số và thủ tục đăng ký chữ ký số mà chúng tôi vừa giới thiệu, chắc hẳn bạn đã nắm được cơ bản về quy trình tạo chữ ký số đơn giản, nhanh chóng hơn. Hãy sở hữu cho doanh nghiệp một mẫu chữ ký số để quá trình hoạt động, kinh doanh trở nên dễ dàng, chuyên nghiệp hơn nhé!