USB Token là gì? Hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng ký số cho người mới
23/08/2023 08:38 am | Lượt xem : 10476
USB Token hiện là thiết bị được nhiều doanh nghiệp, tổ chức sử dụng, đặc biệt là các tổ chức có nhiều thủ tục hành chính quan trọng với cơ quan nhà nước. Vậy USB Token là gì, cách sử dụng như thế nào, hãy cũng Tenten.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Contents
USB Token là gì?
USB Token là một thiết bị chứa các dữ liệu để thể hiện một cách hợp pháp việc xác nhận thông tin của doanh nghiệp trên các loại giấy tờ điện tử.
Hiện nay, doanh nghiệp thường xuyên sử dụng USB trong các hoạt động liên quan đến thuế, bảo hiểm, hải quan…Tóm lại, đây là những hoạt động giao dịch với Nhà nước. Nhiều trường hợp các doanh nghiệp cần sử dụng USB để thực hiện các hoạt động liên quan đến các đối tác của mình.
Các hoạt động trong doanh nghiệp cần sử dụng USB token
Là một loại chữ ký điện tử đại diện cho doanh nghiệp nên USB token được sử dụng trong hầu hết mọi giao dịch giữa doanh nghiệp với các cơ quan nhà nước và đối tác khác:
- Ký hóa đơn điện tử
- Ký điện tử trong các hoạt động kê khai và nộp thuế của doanh nghiệp
- Ký điện tử khi làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội, hải quan, kho bạc nhà nước
- Ký điện tử các hợp đồng điện tử với các bên đối tác khác. Hiện nay, những hợp đồng giữa doanh nghiệp và công ty Điện lực (EVN) sẽ được ký bằng hóa đơn điện tử
USB token có giá trị pháp lý ngang với dấu đỏ của doanh nghiệp do đó mà khi đã ký điện tử bằng USB token thì doanh nghiệp không cần sử dụng dấu đỏ nữa.
Ưu điểm khi sử dụng USB token so với hình thức ký truyền thống
Tiết kiệm thời gian
USB token thường được sử dụng trong hoạt động của doanh nghiệp với các cơ quan Nhà nước. Nếu như trước đây doanh nghiệp phải ra nộp trực tiếp, đứng đợi để nộp bản giấy thì nay chỉ cần ký điện tử và nộp trực tuyến. Việc này vừa tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, vừa tiết kiệm thời gian cho cả cơ quan nhà nước.
Đáp ứng việc chuyển đổi số
Hiện nay việc thực hiện chuyển đổi số diễn ra ở mọi hoạt động của doanh nghiệp trong đó có hoạt động kế toán thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán hay các dịch vụ điện tử của cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp phải đáp ứng được sự chuyển đổi số này.
Do đó, việc sử dụng USB token hoàn toàn có thể đáp ứng yêu cầu phát triển và quản lý thông tin số của cơ quan thuế.
Đảm bảo nguồn thông tin
Dấu đỏ của doanh nghiệp có thể bị làm giả nhưng khi sử dụng USB token thì doanh nghiệp sẽ không còn lo ngại về vấn đề này.
Chứng từ, tài liệu sẽ được ký và gửi trực tiếp từ tài khoản của doanh nghiệp. Nơi chỉ có doanh nghiệp có tài khoản và có thể đăng nhập để gửi cho cơ quan nhà nước. Do đó, nguồn thông tin đảm bảo chính xác từ doanh nghiệp.
Hướng dẫn cách cài đặt USB token cho người mới
Bước 1: Tải bộ cài về máy tính
Khi muốn sử dụng bất cứ USB token nào, đầu tiên cần tìm link để cài đặt của bộ cài đó về máy tính tại link: https://i-ca.vn/tai-ve
Bước 2: Giải nén file và cài đặt trên máy tính của mình
Sau khi tải về sẽ giải nén file. Nhấn vào Extract here.
Nhấn Next và cuối cùng là Finish.
Lúc này đã hoàn thành quá trình cài đặt.
Hướng dẫn cách sử dụng USB token để ký hóa đơn điện tử
Bước 1: Chuẩn bị USB token
Đầu tiên cần cắm USB token vào máy tính. Nếu máy tính đã sử dụng nhiều USB token cho nhiều công ty khác nhau (ví dụ như công ty làm về dịch vụ kế toán) thì cần lựa chọn đúng USB token của công ty.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu cần ký số
Mở hóa đơn điện tử cần ký số và nhấn vào phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 3: Chấp nhận ký điện tử
Sau đó, một màn hình sẽ xuất hiện yêu cầu nhập mã PIN của USB token. Người dùng cần nhập đúng mã PIN và hóa đơn sẽ được tự động ký số. Sau khi ký số xong, người dùng có thể vào xem lại lại hóa đơn của mình.
Nếu hóa đơn điện tử đã được ký số sẽ hiện dấu tích mà xanh lá cây và tên công ty đã ký vào tài liệu này. Đồng thời, hóa đơn điện tử này sẽ được tự động gửi cho cơ quan thuế và được cấp mã của cơ quan thuế. Do đó, hóa đơn điện tử sau khi ký số sẽ có thêm mã của cơ quan thuế. Kết thúc quá trình ký điện tử bằng USB token.
Hướng dẫn cách sử dụng USB token để ký trên trang thuế điện tử
Ngoài hóa đơn điện tử, kế toán thường xuyên phải sử dụng USB token để ký các tờ khai, nộp thuế trên trang thuedientu.gdt.gov.vn.
Bước 1: Chuẩn bị USB token
Tương tự như ký hóa đơn điện tử, người dùng cần cắm USB token vào máy tính và lựa chọn đúng công ty cần ký số.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu ký số
Các tài liệu được ký số trên trang Thuế điện tử thường là các tờ khai thuế. Do đó, kế toán cần sử dụng phần mềm HTKK để kê khai thuế trên đó và kết xuất XML để tải về. Sau đó đăng nhập vào tài khoản thuế điện tử để tải lên các tờ khai dạng XMK cần nộp cho cơ quan thuế.
Bước 3: Ký điện tử
Nhấn vào “Ký điện tử” ở ngay dưới phần tải tờ khai và nhập mã PIN để ký tờ khai. Sau đó nhấn gửi tờ khai thì tờ khai sẽ được tự động gửi cho cơ quan thuế.
Để kiểm tra tờ khai đã được ký và gửi thành công hay chưa, người dùng truy cập vào phần tra cứu để tra cứu thông tin tờ khai. Nếu đã xuất hiện thông tin tờ khai ở phần tra cứu thì tờ khai đã được gửi. Mở tờ khai đã gửi và kiểm tra lại một lần nữa xem tờ khai đã được ký số hay chưa.
Trên đây bài viết đã giới thiệu về USB token và hướng dẫn bạn cách sử dụng USB token. Hi vọng bạn có thể áp dụng vào công việc hàng ngày để công việc đạt hiệu quả hơn. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết.
Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng I-CA
Các tìm kiếm liên quan đến chủ đề “USB Token”
| Giá USB Token | Sao chép USB Token | Mua USB Token ở đâu |
| Chữ ký số USB Token la gì | USB Token Tenten | Mua USB Token |
Bài liên quan
Doanh nghiệp cần làm gì để bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13?
OTP là gì? Tìm hiểu cơ chế và cách hoạt động của One Time Password
EMAS – Phần mềm phân tích thái độ cuộc gọi dành cho telesale
