6 điểm lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử

Việc sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử đã trở nên quen thuộc và được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong thời gian qua. Tuy nhiên, các yêu cầu về sử dụng chữ ký số cho hóa đơn điện tử thì không phải ai cũng nắm rõ. Trong bài viết này, TENTEN sẽ chỉ ra 6 điểm cần lưu ý nhất khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử mà nhiều người thường bỏ qua. Cùng bắt đầu nhé!

1. Phân biệt chữ ký số và chứng thư số

Hai khái niệm này còn nhiều người nhầm lẫn. Nhưng thực tế, bạn cần hiểu rõ về chữ ký số và chứng từ số vì nó có vai trò quan trọng đối với chữ ký số hóa đơn điện tử. Hãy phân biệt chúng thật rõ ràng nhé!

 

Tiêu chí so sánh	Chữ ký số	Chứng thư số
Về khái niệm	Là một loại chữ ký điện tử, có vai trò xác nhận về quyền và nghĩa vụ, trách nhiệm của chủ thể ký văn bản đó	Là chứng thư điện tử được cấp bởi đơn vị có thẩm quyền; có giá trị tương đương với CMND hoặc căn cước công dân
Về chức năng	Có giá trị như chữ ký tay khi giao dịch điện tử, xác nhận người gửi có thể ký kết hợp đồng online và kê khai thuế	Được để xác nhận được chữ ký hoặc CMND của người ký chữ ký số, với mục đích nhận diện cá nhân, chủ thể khác bằng khóa công khai.
Về phí	Phí tùy thuộc vào chữ ký số này dành cho đối tượng nào, và số năm sử dụng, loại chữ ký,…	Phí phụ thuộc đơn vị cung cấp, hoặc đăng ký mới hay gia hạn

2. Tìm hiểu nội dung Thông tư của Chính phủ về chữ ký số hóa đơn điện tử

Chữ ký số hóa đơn điện tử được sử dụng để thuận tiện khi xử lý nhiều giao dịch điện tử. Phương tiện này đã được quy định về vai trò và phạm vi sử dụng trong Thông tư số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính như sau:

• Mục đ trong Điều 3 quy định về Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua
• Mục e trong Điều 3 quy định về Thời điểm lập hóa đơn điện tử
• Khoản 3 của Điều 3 quy định về Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung

Các quy định này được lập ra với mục đích giúp việc thực hiện các giao dịch điện tử thuận lợi, an toàn và hợp pháp cho cả bên mua và bán. Vì vậy bạn cần nắm rõ các thông tin này và tìm hiểu kỹ hơn ở phần sau nhé!

3. 6 lưu ý cần nhớ về chữ ký số hóa đơn điện tử

Dưới đây là các lưu ý rất quan trọng mà bạn cần nhớ về chữ ký số hóa đơn điện tử. Có vẻ các thông tin này không quá quan trọng nhưng lại bị nhiều người bỏ qua, dẫn đến các thắc mắc khi thực hiện giao dịch điện tử.

3.1. Lưu ý về Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua

• Trong trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức:

Chữ ký số hóa đơn điện tử của người bán phải là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức đó. 

• Trường hợp người bán là cá nhân

Phải sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền để làm chữ ký số hóa đơn điện tử,

• Trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận

Nếu người mua là đơn vị kinh doanh và hai bên thỏa thuận về việc người mua sẽ đáp ứng các điều kiện để ký số, chữ ký số hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua cần ký số trên hóa đơn đó.

 

• Trường hợp không cần phải có chữ ký số hóa đơn điện tử đã được quy định tại Khoản 3 Thông tư số: 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính.

3.2. Lưu ý về Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Cần nhớ rằng, thời điểm tiến hành lập hóa đơn điện tử cần tính theo thời điểm mà người bán ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn, theo định dạng hiển thị ngày, tháng, năm.
Ví dụ: ngày 12 tháng 3 năm 2022 được tính là phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 của Thông tư số: 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính.

3.3. Lưu ý về trường hợp hóa đơn không cần đầy đủ các nội dung

Thực tế có nhiều trường hợp hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có đầy đủ các nội dung, ví dụ như chữ ký số hóa đơn điện tử,…. Khi đó, bạn hãy áp dụng theo quy định tại Khoản 3 của Điều 3 của Thông tư số: 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính. Chúng tôi xin trích nguyên nội dung quy định như sau:

“a. Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). 
Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.
b) Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
c) Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng. 
Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh theo quy định và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
d) Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. 
Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
đ) Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử người bán.
Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không thì chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho các cá nhân của tổ chức kinh doanh, cá nhân của tổ chức không kinh doanh thì không được xác định là hóa đơn điện tử. 
Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không hoặc đại lý phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng dịch vụ vận tải hàng không.
e) Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
g) Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử thì trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử không thể hiện các tiêu thức người mua mà thể hiện tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, địa chỉ kho nhập hàng; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.
h) Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

3.4. Lưu ý không nhất thiết cần chữ ký số hóa đơn điện tử của người mua

Hóa đơn điện tử được tính là hợp lệ mà không nhất thiết cần có chữ ký của người mua hàng (theo công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016), nếu bên mua hàng nằm trong các trường hợp sau:

 

• Bên mua không phải là  đơn vị kế toán;
• Bên mua là đơn vị kế toán nhưng có giấy tờ chứng minh hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữ bên bán và bên mua

3.5. Lưu ý về xác thực khi chữ ký số hóa đơn điện tử bị hết hạn

Nếu chữ ký số trên hóa đơn điện tử bị hết hạn mà doanh nghiệp cần phải gia hạn ngay với nhà cung cấp dịch vụ. Sau đó, hãy cập nhật thông tin lên website của Tổng cục Thuế. 
Việc cập nhật chứng thư điện tử hãy thực hiện trên website này và doanh nghiệp có thể xác thực hóa đơn, chữ ký số hóa đơn điện tử như bình thường.

3.6. Lưu ý về chữ ký số hóa đơn điện tử nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều chữ ký số

Với trường hợp các doanh nghiệp sử dụng nhiều chữ ký số trong quá trình lập hoặc xác nhận hóa đơn thì cần đảm bảo cho tính hợp lệ của chữ ký số hóa đơn điện tử cũng như cập nhật các mẫu chữ ký số lên hệ thống của Tổng cục Thuế.
Bạn hãy nắm chắc ngay 6 lưu ý quan trọng về chữ ký số hóa đơn điện tử mà chúng tôi vừa chia sẻ, để thực hiện các giao dịch điện tử dễ dàng, chính xác hơn. Ngoài ra, cần cẩn thận khi xử lý các nghiệp vụ về chữ ký số, tránh xảy ra nhầm lẫn, sai sót ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhé!