Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams chi tiết

1. Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams là nền tảng nhắn tin dành cho các nhóm doanh nghiệp được Microsoft ra mắt vào năm 2017. Microsoft Teams hỗ trợ tạo phòng họp hay nhắn tin trực tiếp và cả trò chuyện âm thanh cũng như video, người dùng cũng có thể gửi kèm tệp với nền tảng này.

1.1 Tại sao nên sử dụng Microsoft Teams?

– Trò chuyện phong phú với chia sẻ văn bản, âm thanh, video và tệp.
– Trò chuyện riêng tư để phát triển ý tưởng, sau đó chia sẻ ý tưởng đó với toàn bộ tổ chức.
– Lưu trữ tất cả các tệp, tài liệu của bạn và hơn thế nữa ở một nơi.
– Tích hợp các ứng dụng yêu thích của bạn — Công cụ lập kế hoạch, Trello, GitHub và nhiều ứng dụng khác.
– Dùng mọi lúc mọi nơi

1.2. Một số tính năng chính nổi bật của Microsoft Teams

– Quản lý Nhóm và kênh – Tìm kênh thuộc về hoặc tạo kênh của riêng bạn. Bên trong các kênh, bạn có thể tổ chức các cuộc họp tại chỗ, trò chuyện và chia sẻ tệp.
– Quản lý Cuộc họp, lớp học – Xem mọi thứ bạn đã xếp hàng cho ngày hoặc tuần. Hoặc, lên lịch cuộc họp. Lịch này đồng bộ với lịch Outlook của bạn.
– Tạo và quản lý Cuộc gọi – Trong một số trường hợp, nếu tổ chức của bạn đã thiết lập, bạn có thể gọi cho bất kỳ ai từ Teams, ngay cả khi họ không sử dụng nó.
– Quản lý hoạt động – Cập nhật tất cả tin nhắn chưa đọc, @mentions, trả lời và hơn thế nữa.

Bên cạnh, Microsoft Teams thì Microsoft 365 cũng là một công cụ đắc lực cho các công ty, tổ chức có nhu cầu chia sẻ dữ liệu liên tục trong công việc với nhau với mức giá phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Đăng ký Microsoft 365  tại Tenten với giá chỉ từ 119K/tháng ngay hôm nay để trải nghiệm những tính năng hữu ích này.

2. Hướng dẫn thiết lập và tuỳ chính Microsoft Teams chi tiết

2.1. Tạo nhóm

Chọn Tham gia hoặc tạo nhóm (Join or create a team). Đây là nơi bạn tạo nhóm của riêng mình hoặc khám phá các nhóm hiện có.

Chọn Tạo nhóm (Create team) để tạo nhóm mới.

Đặt tên cho nhóm và thêm mô tả ngắn nếu bạn muốn. Theo mặc định, nhóm của bạn là Private, nghĩa là bạn sẽ phải thêm người hoặc nhóm bạn muốn vào nhóm. Chọn Public nếu bạn muốn bất kỳ ai trong tổ chức có thể tìm và tham gia nhóm.

Thêm thành viên. Bạn có thể thêm người, nhóm hoặc thậm chí toàn bộ nhóm liên hệ. Nếu bạn cần thêm người từ bên ngoài tổ chức của mình, hãy sử dụng địa chỉ email của họ để mời họ làm khách. Thêm tên hiển thị thân thiện cho họ.
Khi bạn hoàn tất việc thêm thành viên, hãy chọn Thêm (Add) rồi đến Đóng (Close).

Lưu ý: Nếu bạn là quản trị viên toàn cầu, hãy cân nhắc tạo nhóm toàn diện tự động thêm mọi người trong tổ chức của bạn.

2.2. Tạo kênh

Theo mặc định, mọi nhóm đều có kênh General, một kênh tốt để sử dụng cho các thông báo và thông tin mà cả nhóm cần. Để thêm nhiều hơn:
Chọn Dấu ba chấm (More options) bên cạnh tên nhóm -> chọn thêm kênh (add chanel)

Nhập tên và mô tả cho kênh của bạn. Bạn có thể xây dựng một kênh xung quanh một chủ đề, dự án, tên bộ phận hoặc bất kỳ thứ gì bạn thích.
Chọn Tự động hiển thị kênh này trong danh sách kênh của mọi người (Automatically favorite this channel for the whole team). Nếu bạn muốn kênh này tự động hiển thị trong danh sách kênh của mọi người.
-> Chọn Thêm (Add).

2.3. Cộng tác trong các nhóm và kênh

Trong Teams, các nhóm là các nhóm người được tập hợp lại cho công việc, dự án hoặc sở thích chung.
Các đội được tạo thành từ các kênh. Mỗi kênh được xây dựng xung quanh một chủ đề, như “Sự kiện nhóm”, tên bộ phận hoặc chỉ để giải trí. Kênh là nơi bạn tổ chức cuộc họp, trò chuyện và làm việc trên các tệp với nhau.
Các tab ở đầu mỗi liên kết kênh đến các tệp, ứng dụng và dịch vụ yêu thích của bạn.

2.4. Thêm tab

Chọn dấu cộng (+) bên cạnh các tab.

2.5. Kênh yêu thích

Nếu bạn có nhiều kênh, hãy đánh dấu các kênh quan trọng làm kênh yêu thích để dễ tìm.
Để yêu thích một kênh, hãy chọn menu More chanels bên dưới danh sách kênh và chọn biểu tượng bắt đầu cho kênh bạn muốn yêu thích.
Để xóa mục ưa thích, hãy chọn ba dấu chấm bên cạnh tên kênh và chọn Remove favorite.
2.6. Làm việc với bài đăng và tin nhắn
Tạo và định dạng bài đăng để bắt đầu cuộc trò chuyện trong kênh.

Tại mục văn bản của Teams, bạn có thể:
– Gõ một tin nhắn.
– Chọn định dạng.
– Định dạng bài đăng của bạn bằng các tùy chọn sau:
– Chọn gửi.

2.7. Thực hiện cuộc gọi video, âm thanh/ lên lịch cuộc họp

Tại mục Họp bạn có thể chọn Họp ngay để tạo cuộc họp và Lên lịch cuộc họp trước.

2.8. Sử dụng gần đây và yêu thích

Ở phía bên trái của ứng dụng, bạn sẽ thấy các cuộc trò chuyện Gần đây của mình cũng như Mục yêu thích.
Di chuột qua cuộc hội thoại, chọn ba dấu chấm, sau đó chọn Mục ưa thích để giữ cuộc trò chuyện của bạn trong danh sách Mục yêu thích.
Trên đây là những hướng dẫn thao tác cơ bản trên Microsoft Teams, chúc các bạn thành công!