Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử đúng chuẩn Nghị Định 123

Đăng ký hóa đơn điện tử là quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. Việc đăng ký hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với nhiều doanh nghiệp. Để đăng ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định và thủ tục theo quy định của pháp luật.

Tham khảo ngay bài viết hướng dẫn đăng ký dưới đây của Tenten.vn nhé!

Đối tượng sử dụng đăng ký hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn. 

Trong khi đó, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực cụ thể và doanh nghiệp đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuếthông qua phương tiện điện tử. 

Hóa đơn điện tử (có mã) được khởi tạo từ các máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế áp dụng cho các doanh nghiệp, hộ, cá nhân có kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp sản phẩm, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử?

Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có thể được xem xét là một trong những công cụ chuyển đổi số đầu tiên mà doanh nghiệp cần triển khai khi thành lập. Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử một cách thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị những điều sau đây:

1. Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số theo quy định pháp luật, đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử.
2. Có thiết bị và đường truyền internet đủ khả năng để thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
3. Xây dựng cơ sở dữ liệu lớn để lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm theo quy định hoặc sử dụng nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín có hệ thống lưu trữ trực tuyến được chứng nhận về an toàn, bảo mật.
4. Yêu cầu nhân sự tìm hiểu để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, và chọn nhà cung cấp phần mềm có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7.
5. Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tham khảo ý kiến của Cơ quan thuế quản lý trước khi chuẩn bị, vì trên thực tế nhiều Cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc phải sở hữu các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử.

Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Sau khi đáp ứng đủ các yêu cầu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký như sau:

1. Thông báo phát hành HĐĐT.

2. Quyết định về sử dụng HĐĐT.

3. Mẫu hóa đơn điện tử (do nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).

Lưu ý: Quyết định sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và mẫu hóa đơn phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc) và đã đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.

Hướng dẫn chi tiết A-Z đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện việc đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế theo đúng quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu

Doanh nghiệp gửi Tờ khai điện tử Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục I theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thông qua Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử.

Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo điện tử Mẫu số 01/TB-ĐKĐT đến NNT về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Đăng ký hóa đơn điện tử thay đổi

Nếu doanh nghiệp có bất kỳ sự thay đổi nào trên Tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT hoặc bổ sung Tổ chức cung cấp dịch vụ về HĐĐT thì đơn vị cần thực hiện gửi điện tử Tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐ ĐT (lựa chọn ô thay đổi).

Lưu ý: Doanh nghiệp có quyền lựa chọn từ 02 Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử trở lên thông qua việc đăng ký chữ ký số từ các Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử căn cứ theo“Mục 5. Danh sách chứng thư số sử dụng” của Tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT nhé.

Chuyển tiếp dữ liệu qua cơ quan Thuế

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, dữ liệu sẽ được chuyển đến cơ quan thuế ngay tại thời điểm doanh nghiệp gửi hóa đơn để được cấp mã. Trong trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, nếu người bán lập đầy đủ nội dung trên hóa đơn cho người mua, họ cũng sẽ gửi hóa đơn đó cho cơ quan thuế. 

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực như bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, điện, nước theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, thì thời điểm chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế sẽ diễn ra cùng với thời điểm gửi Tờ khai thuế GTGT.

Kết luận

Trên đây là bảng hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn biết cách thao tác thành công nhé!

Bài liên quan

Xuất hóa đơn điện tử xăng dầu theo từng lần bán có bắt buộc không?

Tổng hợp Quy định về hóa đơn điện tử xăng dầu cập nhật mới nhất 2024

Top dịch vụ hóa đơn điện tử tốt nhất 2023

Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử chi tiết tuân theo quy định của pháp luật