Hướng dẫn xử lý 2 trường hợp khi mất chữ ký số USB Token phổ biến nhất

Là thiết bị nhỏ gọn được sử dụng để doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc ký kết hợp đồng cũng như thực hiện các giao dịch điện tử, USB Token ngày càng quen thuộc và được sử dụng rộng rãi. Tuy nhiên, vì kích thước nhỏ nên rất dễ xảy ra tình trạng thất lạc hoặc mất chữ ký số. 
Những lúc như vậy, doanh nghiệp cần làm gì? Bài viết sau đây sẽ cung cấp đến bạn cách xử lý 2 trường hợp khi mất chứ ký số USB Token phổ biến nhất hiện nay.

1. Những lí do khiến dễ xảy ra tình trạng mất chữ ký số

Chữ ký số USB Token được hiểu là một loại chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên nguyên tắc biến đổi hông điệp dữ liệu sử dụng một hệ thống mật mã không đối xứng.

 
Hiểu đơn giản hơn, USB Token chính là “chiếc bút trực tuyến” để bạn ký kết hợp đồng, giao dịch online và thực hiện các thủ tục giấy tờ như kê khai thuế, BHXH,…

Tuy nhiên việc mất chữ ký số thường xảy ra khá thường xuyên, bởi những lí do sau:

• Kích thước USB Token nhỏ gọn, nếu không cất kỹ sẽ rất dễ bị rơi
• Vì thường xuyên sử dụng nên khó cố định vị trí cất USB token
• USB Token có thể được nhiều nhân viên thuộc phòng ban hành chính – nhân sự sử dụng
• Do sự thiếu cẩn trọng của người sử dụng nên làm mất chữ ký số
• …

2. Hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi bị mất chữ ký số USB Token

Có nhiều lý do khiến doanh nghiệp bị mất chữ ký số, tuy nhiên khi tình trạng này xảy ra, thường có hai trường hợp phổ biến nhất và dưới đây chính là cách xử lý chúng. 

2.1. Trường hợp 1: mất chữ ký số nhưng vẫn nhớ mật khẩu đăng nhập Website của Tổng cục thuế

Đây là trường hợp xử lý tương đối đơn giản và dễ dàng. Sau khi mất USB Token nhưng vẫn nhớ mật khẩu để đăng nhập vào tài khoản của công ty trên website Tổng Cục Thuế, bạn hãy thực hiện ngay các bước sau:

+ Bước 1: Liên hệ để nhận hỗ trợ từ tổng đài chăm sóc khách hàng

Doanh nghiệp nên liên hệ ngay với tổng đài hỗ trợ hoặc đường dây nóng của nhà cung cấp USB Token. Sau đó, bạn cần cung cấp Mã số thuế của doanh nghiệp mình, cùng với thời gian sử dụng Token để hỗ trợ viên xác minh. Sau đó, nhà cung cấp sẽ cấp phát lại Token cho doanh nghiệp.
Token này sẽ khác với Token cũ và thời gian sử dụng mới, bạn lưu ý điều này nhé!

+ Bước 2: Doanh nghiệp tiến hành cài đặt lại Token

Bạn cài đặt mới lại Token của doanh nghiệp mình là có thể sử dụng lại chữ ký số như bình thường.

2.2. Trường hợp 2: mất chữ ký số và quên mật khẩu đăng nhập Website của Tổng cục thuế

Trường hợp mất chữ ký số này sẽ phức tạp hơn so với việc mất USB Token ở trên. Nếu bạn mất chữ ký số đồng thời không thể đăng nhập vào trang web của Tổng cục thuế hoặc những website như BHXH, Hải quan,… hay các trang trung gian, thì hãy xử lý ngay theo các bước sau:

+ Bước 1: Lấy lại mật khẩu đăng nhập vào website của tổng cục Thuế 

Đây là bước đầu tiên để xử lý trường hợp mất chữ ký số này. Doanh nghiệp cần tới ngay chi cục Thuế quản lý, sau đó cung cấp các thông tin cần thiết theo quy định để chứng minh và yêu cầu cơ quan Thuế cấp lại mật khẩu đăng nhập mới.
Trường hợp doanh nghiệp kê khai thông tin qua các trang web trung gian, thì cần liên hệ với các trang web này để tạm thời khóa tài khoản lại. Sau dó hãy yêu cầu được cấp lại mật khẩu mới để đăng nhập vào website của Tổng cục thuế.

+ Bước 2: Làm lại USB Token mới

Sau khi đã có được mật khẩu mới để đăng nhập vào website của Tổng cục thuế, bạn hãy tiến hành làm lại USB Token cho doanh nghiệp mình. Cách thức tương tự với cách xử lý khi mất chú ký số ở trường hợp 1.

Cụ thể bao gồm:

• Doanh nghiệp liên hệ với đơn vị cung cấp USB Token để thông báo về tình trạng mất chữ ký số và yêu cầu làm thủ tục cấp lại thiết bị USB Token mới.
• Tiến hành cài đặt lại USB Token và sử dụng như bình thường.

Có thể thấy cả hai trường hợp mất chữ ký số trên đều có cách xử lý tương đối đơn giản và dễ dàng, tuy nhiên việc mất/thất lạc này vẫn sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến quá trình hoạt động và kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy hãy cẩn thận để đừng xảy ra việc mất chữ ký số nhé!

3. Xử lý khi mất chữ ký số nhưng không thuộc 2 trường hợp trên

Nếu doanh nghiệp bạn bị mất chữ ký số nhưng không giống với các trường hợp mà chúng tôi vừa hướng dẫn thì có thể làm theo cách xử lý này:

• Cung cấp các hồ sơ pháp lý bao gồm bản sao giấy phép kinh doanh, chứng minh thư của người đứng đầu doanh nghiệp,… để đơn vị chứng thực chữ ký số có thể cấp lại thiết bị USB Token.
• Tiến hành cài đặt lại chữ ký số. 

Tuy cách thức trên sẽ mất nhiêu thời gian hơn nhưng có thể giải quyết hầu hết các tình huống khi mất chữ ký số của doanh nghiệp. Bạn hãy tham khảo nhé!

4. Tìm hiểu cách xử lý khi doanh nghiệp làm hỏng USB Token

Ngoài việc mất chú ký số thì tình trạng USK Token bị hỏng cũng khá phổ biến. Bởi nó tương tự với những mẫu USB thông thường nên sau thời gian dài sử dụng có thể gặp phải vấn đề như hư hại do môi trường hoặc các tác động vật lý làm hỏng, vỡ.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp hãy xử lý như sau:

+ Bước 1: Liên hệ ngay với tổng đài hỗ trợ của đơn vị cung cấp USB Token

Doanh nghiệp hãy liên hệ qua hotline hoặc tổng đài chăm sóc khách hàng của nhà cung cấp, sau đó khai báo mã số thuế của mình và tình trạng hiện tại của USB Token để được hướng dẫn kịp thời.

+ Bước 2: Cài đặt lại chữ ký số mới

Sau khi nhà cung cấp cấp phát mới USB Token cho doanh nghiệp, bạn hãy cài đặt mới lại cho thiết bị. Cách thực hiện tương tự như trường hợp mất chữ ký số. 
Qua các tình huống trên có thể thấy được vai trò của tổng đài hỗ trợ khách hàng từ các nhà cung cấp là rất quan trọng. Bạn hãy lựa chọn những đơn vị cung cấp chữ ký số được đánh giá cao về chất lượng cũng như sự nhiệt tình khi chăm sóc khách hàng. Nếu chưa tìm được nhà cung cấp nào uy tín, chúng tôi khuyến nghị bạn có thể tham khảo phần mềm chữ ký số của BKAV, với tính năng bảo mật tốt, giá thành hấp dẫn và tổng đài hỗ trợ luôn trực 24/7.
Với những cách thức xử lý tình trạng mất chữ ký số mà TENTEN đã hướng dẫn, hi vọng phần nào giúp bạn bình tĩnh hơn và nhanh chóng khắc phục sự cố này. Đặc biệt, sự cẩn trọng khi bảo quản các thiết bị, chứng từ là điều cần thiết, nên bạn hãy lưu ý hơn nhé!