Sharepoint là gì? Những tính năng nổi bật bạn cần biết

SharePoint là một hệ thống quản lý tài liệu và nền tảng cộng tác được sử dụng phổ biến trên toàn thế giới. Vậy SharePoint là gì, sở hữu những tính năng nổi bật nào mà khiến nhiều doanh nghiệp tin dùng như vậy? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây của Tenten nhé!

SharePoint là gì?

SharePoint là một nền tảng lưu trữ, quản lý tài liệu và cộng tác nhóm trực tuyến do Microsoft phát triển. SharePoint được tích hợp trong hệ sinh thái Microsoft 365, cho phép doanh nghiệp tạo các trang web nội bộ (Intranet) để lưu trữ tệp an toàn, phân quyền truy cập và làm việc nhóm dễ dàng.

Lịch sử phát triển của Microsoft SharePoint

Kể từ khi ra mắt vào năm 2001, Microsoft SharePoint đã liên tục được nâng cấp với nhiều phiên bản mới nhằm đáp ứng nhu cầu cộng tác, quản lý tài liệu và xây dựng môi trường làm việc số cho doanh nghiệp.

• SharePoint 2001: Tập trung vào khả năng cộng tác với FrontPage, Server Extensions và Teams, đồng thời cung cấp các tính năng cổng thông tin (Portal), tìm kiếm và quản lý tài liệu.
• SharePoint 2003: Mở rộng khả năng tìm kiếm và lập chỉ mục dữ liệu, kết hợp Microsoft Index Server, Query Language và Windows SharePoint Services (WSS) để nâng cao hiệu quả quản lý nội dung.
• SharePoint 2007: Bổ sung các tính năng xuất bản website và quản lý nội dung web (Web Content Management), đồng thời cải thiện khả năng tích hợp giữa các thành phần của nền tảng.
• SharePoint 2010: Phát triển thành nền tảng cộng tác toàn diện với các tính năng quản lý tài liệu, quản lý hồ sơ, tích hợp Microsoft Office, Metadata, báo cáo, mạng xã hội và quản lý nội dung web; nền tảng này sau đó được đổi tên thành SharePoint Foundation.
• SharePoint 2013: Tiếp tục mở rộng tính năng và lần đầu tiên giới thiệu SharePoint Online dựa trên SharePoint Server 2013, đánh dấu bước chuyển mạnh sang mô hình điện toán đám mây.
• SharePoint 2016: Kết hợp sức mạnh của Office 365, SharePoint Online và SharePoint Server để xây dựng nền tảng on-premises hiện đại, đồng thời ra mắt mô hình SharePoint Hybrid kết nối môi trường cục bộ với đám mây.
• SharePoint 2019: Hoàn thiện mô hình kết hợp giữa on-premises và online, mang đến trải nghiệm hiện đại cùng khả năng chia sẻ, truy cập và cộng tác linh hoạt trên nhiều thiết bị mà vẫn đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ.

Các tính năng vượt trội của Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ sở hữu hàng loạt tính năng nổi bật như khả năng bảo mật cao, hỗ trợ phối hợp nghiệp vụ hiệu quả và cung cấp giải pháp linh hoạt cho nhiều đối tượng người dùng.

Bảo mật mạnh mẽ

Nền tảng này tích hợp nhiều cơ chế bảo mật sẵn có như hạn chế người ngoài tổ chức truy cập nội dung, thiết lập quyền xem hoặc chỉnh sửa cho từng người dùng trong nội bộ, cũng như kiểm soát quyền truy cập theo từng tài liệu hoặc khu vực cụ thể. 

Ngoài ra, SharePoint còn cho phép thiết lập các quy tắc quản lý hành vi người dùng, giúp tăng cường kiểm soát và đảm bảo dữ liệu luôn được bảo vệ an toàn.

Phối hợp các nghiệp vụ hiệu quả

SharePoint được Microsoft thiết kế nhằm nâng cao trải nghiệm làm việc cộng tác, đặc biệt khi tích hợp với các dịch vụ và ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft 365. Khi được triển khai trong môi trường này, SharePoint tạo ra một không gian làm việc ảo, giúp các nhóm dễ dàng trao đổi, phối hợp và hoàn thành công việc chung một cách hiệu quả.

Bên cạnh đó, SharePoint còn hoạt động như một “co-working space” trực tuyến, cho phép người dùng cộng tác mà không cần tự xây dựng hệ thống phức tạp. Việc phân quyền và tổ chức làm việc có thể được thiết lập nhanh chóng bởi quản lý nhóm, giúp tối ưu quá trình phối hợp giữa các thành viên.

Linh hoạt cho nhiều đối tượng

Microsoft SharePoint mang đến giải pháp linh hoạt, phù hợp với nhiều doanh nghiệp và nhu cầu sử dụng khác nhau. Nền tảng giúp tự động hóa các tác vụ lặp lại như theo dõi trạng thái tài liệu, thu thập phê duyệt hoặc chữ ký, gửi thông báo khi nội dung thay đổi,… 

Qua đó, người dùng sẽ tiết kiệm được đáng kể thời gian và công sức, đồng thời có thể tập trung vào những công việc quan trọng và phức tạp hơn, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc tổng thể.

Những sản phẩm và công nghệ Microsoft SharePoint nổi bật

Hệ sinh thái Microsoft SharePoint bao gồm nhiều sản phẩm và công nghệ nổi bật như SharePoint Online, SharePoint Server, SharePoint Foundation, SharePoint Designer 2013 và OneDrive for Business.

SharePoint Online

SharePoint Online là dịch vụ lưu trữ dựa trên nền tảng đám mây của Microsoft SharePoint, cho phép doanh nghiệp tạo các cổng thông tin nội bộ (intranet) và không gian làm việc nhóm bảo mật. Người dùng có thể truy cập, chỉnh sửa tài liệu đồng thời và tự động hóa quy trình làm việc từ mọi thiết bị mà không cần cài đặt phần cứng cồng kềnh.

SharePoint Server

SharePoint Server là phiên bản phần mềm được cài đặt trực tiếp trên máy chủ và hệ thống hạ tầng tại chỗ của doanh nghiệp. SharePoint Server mang đến sự linh hoạt cao trong việc kiểm soát dữ liệu, bảo mật ở cấp độ doanh nghiệp, đồng thời hỗ trợ triển khai các giải pháp lai (hybrid) kết hợp giữa on-premises và đám mây.

SharePoint Foundation

SharePoint Foundation là nền tảng cơ sở hạ tầng cốt lõi cơ bản từng được cung cấp miễn phí cho các hệ thống máy chủ nội bộ. SharePoint Foundation cung cấp các chức năng cốt yếu như thư viện tài liệu, danh sách và không gian làm việc nhóm, đóng vai trò là xương sống cho các kiến trúc SharePoint phức tạp hơn.

SharePoint Designer 2013

SharePoint Designer 2013 là ứng dụng khách (client-side) miễn phí dành cho nhà phát triển và quản trị viên để tùy chỉnh giao diện và thiết kế quy trình làm việc (workflow) trực quan mà không cần viết mã phức tạp. Mặc dù là phiên bản cũ, SharePoint Designer 2013 vẫn được nhiều tổ chức sử dụng để quản lý cấu trúc, dữ liệu và thiết kế các biểu mẫu chuyên dụng.

Đồng bộ hóa OneDrive for Business

OneDrive for Business là tính năng cho phép đồng bộ hóa liền mạch các thư viện tài liệu của SharePoint trực tiếp xuống máy tính cá nhân. Người dùng có thể truy cập, quản lý và chỉnh sửa tập tin ngoại tuyến (offline) qua OneDrive for Business, sau đó hệ thống sẽ tự động cập nhật và đồng bộ các thay đổi lên máy chủ ngay khi có kết nối mạng.

SharePoint và OneDrive khác nhau ở điểm nào?

OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft, được thiết kế chủ yếu để lưu trữ, đồng bộ và chia sẻ các tệp cá nhân. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa SharePoint và OneDrive:

Các vai trò trong SharePoint là gì?

Mô hình Microsoft SharePoint thường có 4 vai trò chính, bao gồm Nhà phát triển SharePoint (SharePoint Developer), chuyên viên tư vấn SharePoint (SharePoint Consultant), quản trị viên SharePoint (SharePoint Administrator) và kiến trúc sư SharePoint (SharePoint Architect).

Nhà phát triển SharePoint (SharePoint Developer)

SharePoint Developer (Nhà phát triển SharePoint) chịu trách nhiệm phát triển và tùy chỉnh nền tảng SharePoint theo nhu cầu của doanh nghiệp. Họ xây dựng các tính năng, giao diện và thành phần mở rộng, đồng thời viết, kiểm thử, gỡ lỗi mã nguồn và tích hợp SharePoint với các hệ thống khác. 

Ngoài kiến thức chuyên sâu về SharePoint, vị trí này còn cần thành thạo các ngôn ngữ như C#.NET, ASP.NET, Visual Basic .NET và có kinh nghiệm làm việc với Windows Server, SQL Server để triển khai các giải pháp phù hợp.

Chuyên viên tư vấn SharePoint (SharePoint Consultant)

SharePoint Consultant là người kết nối giữa đội ngũ kỹ thuật và khách hàng. Họ thu thập yêu cầu, tư vấn giải pháp, thiết kế và triển khai SharePoint, đồng thời hướng dẫn doanh nghiệp khai thác tối đa các tính năng của nền tảng. Ngoài ra, họ cũng hỗ trợ nâng cấp hoặc di chuyển hệ thống khi cần.

Quản trị viên SharePoint (SharePoint Administrator)

SharePoint Administrator chịu trách nhiệm quản trị và duy trì hoạt động hằng ngày của hệ thống SharePoint. Công việc của họ bao gồm cấu hình bảo mật, thiết lập quyền truy cập cho người dùng, quản lý máy chủ và hệ thống Intranet, cài đặt các bản vá, sao lưu dữ liệu và thực hiện các kiểm tra bảo mật định kỳ để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định. 

Ngoài ra, họ cũng thường hỗ trợ người dùng và xử lý các sự cố kỹ thuật trong quá trình sử dụng.

Kiến trúc sư SharePoint (SharePoint Architect)

SharePoint Architect là người chịu trách nhiệm thiết kế kiến trúc tổng thể của hệ thống SharePoint, bao gồm hạ tầng, framework và cấu trúc triển khai giải pháp. So với Developer, SharePoint Architect có phạm vi công việc rộng hơn khi đưa ra các quyết định kỹ thuật quan trọng, định hướng toàn bộ dự án và đảm bảo mọi thành phần của hệ thống hoạt động đồng bộ. 

Đồng thời, họ thường giữ vai trò dẫn dắt đội ngũ kỹ thuật và là cố vấn chiến lược, giúp doanh nghiệp xây dựng giải pháp SharePoint phù hợp với mục tiêu phát triển lâu dài.

PowerShell là gì, có mối liên hệ gì với  SharePoint?

PowerShell là một công cụ dòng lệnh và ngôn ngữ kịch bản mạnh mẽ của Microsoft. PowerShell giúp tự động hóa các tác vụ quản trị hệ thống phức tạp, cho phép quản trị viên xử lý hàng loạt công việc bằng mã lệnh thay vì thao tác thủ công

Trong hệ sinh thái Microsoft, PowerShell đóng vai trò là “công cụ quyền năng” của người quản trị SharePoint:

• Tự động hóa tác vụ: Quản trị viên sử dụng PowerShell để tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại như tạo hàng loạt site, phân quyền, hoặc sao lưu dữ liệu. 
• Quản trị nâng cao (SharePoint Online): Mặc dù SharePoint có giao diện người dùng trực quan, nhưng PowerShell (thông qua mô-đun SharePoint Online Management Shell) cho phép thực hiện các cấu hình hệ thống chuyên sâu. 
• Quản trị diện rộng: Thay vì phải vào từng site hoặc từng tài khoản người dùng để thiết lập, PowerShell cho phép chạy một script duy nhất để áp dụng thay đổi trên toàn hệ thống.

Lợi ích khi sử dụng SharePoint

Microsoft SharePoint mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, từ nhân viên văn phòng, lập trình viên đến chuyên viên quản trị công nghệ thông tin:

• Đối với người dùng thông thường: Cung cấp các công cụ sẵn có để tạo và chia sẻ tài liệu, lập kế hoạch, quản lý công việc, tìm kiếm thông tin và cộng tác với đồng nghiệp một cách nhanh chóng, thuận tiện.
• Đối với lập trình viên: Cho phép tùy chỉnh các tính năng hiện có hoặc phát triển thêm ứng dụng, workflow và tiện ích mới, giúp đáp ứng linh hoạt các yêu cầu riêng của doanh nghiệp và khách hàng.
• Đối với chuyên viên quản trị công nghệ thông tin: Hỗ trợ triển khai một nền tảng web-based thống nhất nhằm tạo lập, duy trì các ứng dụng web cho hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp như quản lý nhân sự, quản lý dự án.

Các tùy chọn triển khai SharePoint 

Microsoft SharePoint cung cấp 3 tùy chọn triển khai chính, bao gồm SharePoint Server (On-Premises), SharePoint Online và SharePoint Hybrid, giúp doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn mô hình phù hợp với hạ tầng công nghệ thông tin và nhu cầu sử dụng:

• SharePoint Server (On-Premises): Được cài đặt và vận hành trên máy chủ nội bộ của doanh nghiệp hoặc hạ tầng của bên thứ ba. Doanh nghiệp tự quản lý toàn bộ hệ thống, bao gồm máy chủ, lưu trữ, mạng, bảo mật và các bản cập nhật.
• SharePoint Online: Là phiên bản chạy trên nền tảng đám mây, được cung cấp trong gói Microsoft 365, có thể truy cập qua trình duyệt hoặc ứng dụng.
• SharePoint Hybrid: Là mô hình kết hợp giữa SharePoint Server và SharePoint Online, cho phép doanh nghiệp vừa khai thác hạ tầng nội bộ vừa tận dụng các dịch vụ đám mây. 

SharePoint Online có gì khác SharePoint Server?

Như trên đã đề cập, SharePoint Server là phiên bản được triển khai trên hạ tầng nội bộ (on-premises) của doanh nghiệp, còn SharePoint Online là dịch vụ đám mây do Microsoft cung cấp và quản lý. 

Dưới đây là bảng so sánh giúp bạn phân biệt rõ hai phiên bản SharePoint này:

SharePoint hiện có những gói dịch vụ nào?

Dưới đây là một số gợi ý gói dịch vụ SharePoint mà bạn có thể tham khảo:

SharePoint Online Plans

Hiện nay, SharePoint Online có thể được sử dụng như một phần của các gói Microsoft 365 Business và Microsoft 365 Enterprise, hoặc đăng ký dưới dạng gói dịch vụ độc lập (Standalone Plans). 

Bảng giá SharePoint Online mà bạn có thể tham khảo:

SharePoint Server Plans

Đối với các phiên bản SharePoint Server triển khai tại chỗ (on-premises), cơ chế cấp phép có phần khác so với SharePoint Online. Người dùng SharePoint Server cần mua hai loại giấy phép: một giấy phép dành cho máy chủ SharePoint (SharePoint Server) và một Giấy phép truy cập máy khách (Client Access License – CAL) cho mỗi người dùng hoặc mỗi thiết bị truy cập vào SharePoint.

Câu hỏi thường gặp

SharePoint có tích hợp với các sản phẩm khác của Microsoft không?

Có. SharePoint được tích hợp chặt chẽ với hệ sinh thái Microsoft 365, đặc biệt là Microsoft Office và OneDrive for Business. Nhờ đó, người dùng có thể dễ dàng tạo, chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ tài liệu ngay trên các ứng dụng Microsoft quen thuộc.

SharePoint có thể được sử dụng từ bên ngoài không?

Có. SharePoint hỗ trợ tính năng chia sẻ bên ngoài, cho phép đối tác, khách hàng hoặc cộng tác viên truy cập vào các website hoặc tài liệu được chỉ định mà không nhất thiết phải có tài khoản Microsoft.

SharePoint có thể được sử dụng như một cơ sở dữ liệu không?

Không. Mặc dù SharePoint được xây dựng trên nền tảng SQL Server – một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ nhưng bản thân SharePoint không phải là một cơ sở dữ liệu.

SharePoint có an toàn không?

Có. SharePoint thuộc hệ sinh thái Microsoft Office 365, do đó nó được hưởng lợi từ tất cả các tính năng bảo mật đi kèm, bao gồm bảo mật mạng, bảo mật truy cập, bảo mật trung tâm dữ liệu vật lý, bảo mật dữ liệu và mã hóa tập tin.

Ai thích hợp dùng SharePoint?

SharePoint phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, tổ chức và đội nhóm cần quản lý tài liệu, cộng tác trực tuyến hoặc xây dựng cổng thông tin nội bộ (Intranet). 

SharePoint hỗ trợ những trình duyệt internet nào?

SharePoint tương thích với nhiều trình duyệt web phổ biến như Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari.

Các yêu cầu hệ thống đối với SharePoint cài đặt tại chỗ là gì?

Để triển khai SharePoint Server theo mô hình on-premises, hệ thống cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản như:

• Windows Server 2012 R2.
• .NET Framework 4.5.2 hoặc phiên bản cao hơn.
• Cài đặt đầy đủ các thành phần cần thiết thông qua Prerequisites Installer.
• Microsoft SQL Server 2014 hoặc phiên bản tương thích để lưu trữ và quản lý dữ liệu của SharePoint.

SharePoint có thể tùy chỉnh được không?

Có. SharePoint có tính linh hoạt cao và có thể được tùy chỉnh theo nhiều cách khác nhau để phù hợp với yêu cầu của tổ chức người dùng.

Kết luận

SharePoint là một nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác mạnh mẽ, được Microsoft phát triển nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc số hiệu quả và an toàn. Trong bài viết trên, chúng ta đã cùng tìm hiểu SharePoint là gì, các tính năng nổi bật, sản phẩm và phiên bản, cũng như cách triển khai và sự khác biệt giữa SharePoint Online, SharePoint Server và OneDrive.