4 nguyên nhân khiến bạn không ký được chữ ký số và giải pháp
11/03/2022 15:46 pm | Lượt xem : 5781
Chữ ký số là công cụ quan trọng và cần thiết góp phần giúp doanh nghiệp xử lý nhiều nghiệp vụ liên quan đến kê khai thuế, BHXH, giao dịch điện tử,… Tuy nhiên không sử dụng được chữ ký số là tình trạng thường thấy và gây nhiều phiền toái cho người dùng.
TENTEN sẽ giúp bạn hiểu hơn về 4 nguyên nhân khiến bạn không ký được chữ ký số và giải pháp xử lý nó nhanh chóng, hiệu quả nhé!
Contents
1. Tìm hiểu về cấu tạo của chữ ký số
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, được sử dụng với mục đích mã hóa dữ liệu bằng một thông điệp và dùng mật mã dạng không đối xứng. Khi ấy, nếu có thông điệp được khóa công khai chữ ký của người ký được xác định chính xác.
Tìm hiểu về cấu tạo của chữ ký số
Xét về cấu tạo thì chữ ký số gồm 2 phần là phần cứng và phần mềm:
- Phần cứng: USB Token được bảo mật bằng mật khẩu
- Phần mềm: chứng thư số chứa dữ liệu mã hóa
2. 4 nguyên nhân khiến không ký được chữ ký số và cách khắc phục
Dưới đây là các nguyên nhân chính dẫn tới tình trạng không ký được chữ ký số mà các doanh nghiệp thường gặp. Bên cạnh đó, TENTEN sẽ hỗ trợ bạn ngay cách khắc phục cho từng nguyên nhân để đảm bảo quá trình hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp được thông suốt.
2.1. Không ký được chữ ký số do thiết bị máy tính
Nguyên nhân đầu tiên mà nhiều người không ký được chữ ký số có thể bắt nguồn từ thiết bị máy tính của bạn. Sau khi đăng nhập thành công vào USB Token và tiến hành sử dụng chữ ký số thì hệ thống báo “Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng”.
Không ký được chữ ký số do thiết bị máy tính
Thực tế tình trạng này co thể do nhiều nguyên nhân nhỏ khác, như máy tính không nhận USB Token hoặc chưa cài đặt phần mềm JAVA thích hợp,…
Hãy khắc phục theo trường hợp như sau:
| Nguyên nhân | Cách khắc phục |
| Máy tính không nhận USB Token |
|
| Máy tính chưa cài phần mềm Java thích hợp |
|
| Máy tính chưa cài đặt xong USK Token | Cắm USB Token vào máy tính để cài đặt hoàn tất phần mềm chữ ký số. |
Dịch vụ chữ ký số rẻ nhất chỉ từ 770.000đ/ năm
2.2. Không ký được chữ ký số do thiết bị USB Token
Nếu chữ ký số USB Token bị hỏng, bạn sẽ thấy thiết bị thông báo không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng. Trường hợp này hệ thống sẽ thông báo không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng.
Có thể khắc phục từng trường hợp của nguyên nhân này như sau:
| Nguyên nhân | Cách khắc phục |
| USB Token sai mật khẩu | Người dùng kiểm tra lại mật khẩu và lưu ý gõ chính xác mật khẩu về cả chữ in hoa/in thường. |
| Sử dụng nhiều USB Token (ví dụ: BKAV-CA và chữ ký số khác |
|
| Lựa chọn nhầm USB Token | Kiếm tra lại USB Token và tháo chữ ký số bị nhầm ra, thay thế bằng USB Token cần dùng rồi sử dụng. |
| Do Driver của USB Token | Người dùng tr tải Driver USB Token thích hợp rồi tiến hành cài đặt để tiếp tục sử dụng USB Token. |
2.3. Không ký được chữ ký số do đã hết hạn nên bị khóa
Khi sử dụng chữ ký số, bạn thấy hệ thống hiển thị thông báo rằng “Tờ khai chưa được ký điện tử” thì rất có thể chữ ký số bị khóa vì hết hạn.
Không ký được chữ ký số do đã hết hạn nên bị khóa
Khi đó, bạn có thể lựa chọn ngay những cách xử lý sau đây:
Cách 1: Liên hệ với đơn vị cung cấp để tiến hành việc gia hạn thêm chữ ký số. Ngay sau khi nhà cung cấp có được thông tin của bạn, họ sẽ làm thủ tục cần thiết để gia hạn chữ kỹ số thật nhanh chóng hơn.
Cách 2: Thực hiện gia hạn thông qua phần mềm Token Manager trên tài khoản chữ ký số mà doanh nghiệp đang sử dụng. Sau khi các thủ tục hoàn tất, yêu cầu gia hạn của bạn trên hệ thống sẽ được duyệt..
Khi đó, phần mềm sẽ thông báo tới bạn việc có chứng thư mới và hãy cập nhật nó vào USB Token nhé!
4.4. Không ký được chữ ký số do doanh nghiệp sử dụng sai định dạng tệp
Nếu doanh nghiệp không ký được chữ ký số bởi bạn đã chọn sai định dạng tệp/số serial, thì hãy tìm hiểu kỹ theo từng trường hợp sau:
4.4.1. Cân nhắc lại định dạng văn bản
Định dạng văn bản nếu khác nhau rất có thể là lỗi khiến các văn bản không cùng chung định dạng với tờ khai được hỗ trợ sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử.
Ví dụ: tờ khai thuế và gửi điện tử thuộc định dạng XML, tuy nhiên thiết bị máy tính của bạn không được cài đặt định dạng này thì chắc chắn sẽ dẫn đến tình trạng không ký được chữ ký số trên tờ khai trên.
Cách khắc phục:
Hãy tiến hành cài đặt định dạng cho văn bản trên máy tính tương thích với định dạng của hỗ trợ giao dịch điện tử là bạn đã có thể giải quyết được vấn đề này.
4.4.2. Xem xét đến số serial
Nếu bạn không ký được chữ ký số do số serial chủ yếu xảy ra khi bạn gia hạn chữ ký số. Khi đó, bạn đã có số serial mới được cấp bởi nhà cung cấp, ty nhiên bạn chưa cập nhật thông tin này mà sử dụng số serial cũ nên không thể thấy chữ ký số.
Ví dụ: Khi tiến hành gia hạn chữ ký số mới, doanh nghiệp phải cập nhật thông tin mới trên website Tổng cục Thuế. làm như vậy để số serial mới trên USB Token giống số serial đã cung cấp trên trang thuế và doanh nghiệp thực hiện các giao dịch thuế như bình thường. .
Cách khắc phục:
Hãy sửa lại thông tin của doanh nghiệp trên các trang web điện tử của Tổng cục Thuế, Tổng cục hải quan,… sau khi bạn gia hạn chữ ký số và đã có được số serial mới.
5. Một số câu hỏi khác xoay quanh vấn đề không ký được chữ ký số
Dưới đây là một số câu hỏi mà TENTEN thường xuyên nhận được, xoay quanh vấn đề không ký được chữ ký số, bạn có thể tham khảo thêm nhé:
5.1. Cách kiểm tra tình trạng của tờ khai thuế đã nộp:
Bước 1: Truy cập website của Tổng cục thuế và chọn “TRA CỨU” trên trên thanh menu ngang.
Cách kiểm tra tình trạng của tờ khai thuế đã nộp
Bước 2: Đăng nhập bằng cách điền đầy đủ thông tin.
Bước 3: Sau khi đăng nhập, bạn hãy nhập khoảng thời gian của tờ khai mà mình muốn tra cứu và nhấn chọn “TRA CỨU” để hoàn tất quá trình tìm kiếm.
5.2. Xuất hiện thông báo “Hồ sơ chưa đăng ký nộp qua mạng” sau khi nộp tờ khai điện tử
Bạn hãy nhấn chọn mục “TÀI KHOẢN” rồi thực hiện thao tác như sau:
- Nếu danh sách tờ khai chưa có tờ khai nào thì hãy nhấn chọn “Đăng ký tờ khai”
- Nếu bạn muốn thêm tờ khai ngoài danh sách tờ khai đã đăng ký nhấn chọn “Đăng ký thêm tờ khai”.
5.3. Cách kiểm tra được thời hạn và thông tin của chữ ký số
Có 2 cách giúp bạn kiểm tra thời gian và thông tin trên chữ ký số để chắc rằng chữ ký vẫn còn thời gian, tránh tình trạng không ký được chữ ký số:
- Khi có Internet nhưng không có USB Token, bạn có thể tải tờ khai để kiểm tra được thời hạn của chứng thư số.
- Khi có USB Token nhưng không có Internet thì bạn cắm token vào máy tính rồi đăng nhập để xem thời hạn của chữ ký số đó.
5.4. Khi mất chữ ký số, doanh nghiệp cần làm gì?
Vì USB Token có kích thước khá nhỏ nên việc bị mất chữ ký số là hoàn toàn có thể xảy ra. Lúc này, doanh nghiệp nên bình tĩnh và làm theo các bước sau:
Khi mất chữ ký số, doanh nghiệp cần làm gì?
- Nếu nhớ mật khẩu, bạn hãy đăng nhập vào trang thuế để xin làm lại chữ ký số, tránh khi cần lại không ký được chữ ký số.
- Nếu quên mật khẩu, cần xin cấp lại cả mật khẩu và USB Token nhé!
Để tìm hiểu chi tiết, hãy tham khảo chi tiết tại đây nhé!
Tình trạng không ký được chữ ký số có thể xảy ra thường xuyên theo nhiều nguyên nhân. Những gì bạn cần làm là tìm hiểu về lý do dẫn tới vấn đề này và áp dụng cách giải quyết mà chúng tôi hướng dẫn. Ngoài ra, hãy luôn cẩn thận khi xử lý các nghiệp vụ kê khai, kí hóa đơn,… để đảm bảo chính xác nhất nhé!
Dịch vụ chữ ký số rẻ nhất chỉ từ 770.000đ/ năm
