Quy định về xuất hóa đơn điện tử từ A-Z cho người mới

Nhờ tính ưu việt của mình mà hiện nay hóa đơn điện tử là giải pháp mà rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử là việc quan trọng cần nắm khi bạn bắt đầu dùng ứng dụng hóa đơn điện tử. Trong bài viết này, Tenten sẽ hướng dẫn cách thức tiến hành tạo lập và xuất hóa đơn điện tử đơn giản và nhanh chóng.

Khi nào thì cần phải xuất hóa đơn điện tử?

Tuy hóa đơn điện tử mang lại tính tiện lợi cùng nhiều ưu điểm vượt trội so với hóa đơn giấy, nhưng đôi khi trong một số trường hợp cần xuất hóa đơn điện tử thành dạng giấy tờ, có thể kể đến các trường hợp dưới đây:

– Sử dụng cho trường hợp khi các cơ quan chức năng yêu cầu kiểm tra xuất xứ, nguồn gốc hàng hóa khi lưu thông.

– Tạo sự tin tưởng, an tâm cho khách hàng khi có giấy tờ chứng minh nguồn gốc đính kèm.

– Dành cho việc hỗ trợ công tác kiểm tra, kiểm soát hàng hóa sản phẩm đã giao dịch hoặc khi bên mua có nhu cầu cần xuất trình hóa đơn.

– Các khâu nghiệp vụ của doanh nghiệp cần xuất trình hóa đơn.

Các quy định dành cho việc xuất hóa đơn điện tử

Dựa theo quy định về cách để xuất hóa đơn điện tử, khoản 1, điều 4, thông tư 78/2021/TT-BTC, có các điểm chính như sau:

Về cách in tên trên phiếu hoá đơn điện tử

Tuỳ theo mục đích của hoá đơn mà hoá đơn sẽ được đặt tên khác nhau, dựa theo quy định tại Điều 5, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Ví dụ như hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, tem, phiếu xuất kho,…

Về các loại ký hiệu dành cho mẫu số hóa đơn

Trên hóa đơn, chúng ta có ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu số hóa đơn. Ký hiệu mẫu số hóa đơn được sử dụng để chỉ loại hóa đơn dựa trên các số tự nhiên từ 1 đến 6 như sau:

• Số 1: Đại diện cho hóa đơn GTGT.
• Số 2: Đại diện cho hóa đơn bán hàng.
• Số 3: Đại diện cho hóa đơn bán tài sản thuộc sở hữu công.
• Số 4: Đại diện cho hóa đơn bán mặt hàng dự trữ của quốc gia.
• Số 5: Đại diện cho các loại hóa đơn khác như vé điện tử, tem điện tử, phiếu thu, thẻ điện tử, chứng từ điện tử hoặc các loại giấy tờ khác có cùng nội dung theo quy định 123/2020/NĐ-CP.
• Số 6: Đại diện cho phiếu xuất kho và vận chuyển điện tử.

Về các loại ký hiệu của hóa đơn điện tử

Có 1 quy định chung cho tất cả các loại hóa đơn điện tử khác nhau, ký hiệu này bao gồm 6 ký tự cả số và chữ được sử dụng để thể hiện thông tin loại hóa đơn có hoặc không có mã của cơ quan thuế, quy định cho mỗi ký tự trong 6 ký tự như sau:

• Ký tự đầu tiên bắt đầu bằng C hoặc K, phân chia hóa đơn như sau: với C là có mã cơ quan thuế và K là không có mã.
• Hai ký tự tiếp theo là số, biểu thị năm mà hóa đơn điện tử được lập. Hai ký tự này được lấy từ hai số cuối của năm dương lịch.
• Đối với ký tự tiếp theo, chúng ta sẽ có các lựa chọn sau: D, M, T, L, N, B, G, H tương ứng với các loại hóa đơn điện tử sau:
• Ký tự T là hóa đơn do cá nhân, hộ, doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đăng ký với cơ quan thuế.
• Ký tự D là hóa đơn điện tử đặc thù không yêu cầu phải có một số tiêu thức do tổ chức, doanh nghiệp đăng ký sử dụng.
• Ký tự L là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế mà được cung cấp mỗi lần phát sinh.
• Ký tự M đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
• Ký tự N và B là phiếu xuất kho với N là vận chuyển nội bộ điện tử, B là hàng gửi bán đại lý điện tử
• Ký tự G và H được sử dụng đối với các loại vé, thẻ, tem điện tử với G là hóa đơn GTTT và H là hóa đơn bán hàng
• 2 ký tự cuối cùng do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý thực tế của mình, hoặc YY nếu không có nhu cầu quản lý.

Ký hiệu hoá đơn và ký hiệu mẫu số hoá đơn đóng vai trò quan trọng trong việc phân biệt các loại hoá đơn với nhau ngoài việc phân biệt về tên hoá đơn đó. Những ký hiệu này được nằm ở phía bên trên và bên phải của hoá đơn. Ví dụ hoá đơn 1K23MYY là hoá đơn không có mã cơ quan thuế, được tạo vào năm 2023, là hoá đơn tạo nên từ máy tính tiền.

Về các loại thông tin của bên người mua và người bán

Trong nội dung của hóa đơn, cần có đầy đủ những thông tin của người mua và người bán. Bao gồm tên, mã số thuế, địa chỉ, giấy chứng nhận ĐKKD (đăng ký kinh doanh), Giấy chứng nhận đăng ký thuế, v.v.

Ngoài ra, có thể được yêu cầu bổ sung thêm các nội dung dưới đây:

• Tên các loại mặt hàng hoặc loại hình dịch vụ, số lượng đi kèm và đơn giá,…
• Thuế suất của loại thuế Giá trị gia tăng (GTGT)
• Chữ ký số của cả hai bên bán và bên mua
• Thời điểm tạo lập hóa đơn điện tử
• …

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử đơn giản

Các doanh nghiệp cần tuân thủ quy định và đảm bảo việc xuất hóa đơn điện tử chính xác. Dưới đây là quy trình 5 bước để bạn có thể làm được điều này:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu bạn sử dụng phần mềm CyberCare, hãy đăng nhập vào phần mềm đó.

Bước 2: Chọn chức năng “In chuyển đổi” trong phần mềm. Ví dụ, trong phần mềm CyberCare, bạn có thể chọn “Sử dụng hóa đơn/ Lập hóa đơn giá trị gia tăng” hoặc chọn một loại hóa đơn mà bạn muốn lập và xuất.

Bước 3: Nhập thông tin và mã hóa đơn cần được xuất ra.

Bước 4: Thực hiện thao tác kết xuất bằng cách chọn “In chuyển đổi“.

Bước 5: Thực hiện ký và đóng dấu trên hóa đơn điện tử sau khi nó được xuất ra dưới dạng giấy.

Quy trình trên được áp dụng cho nhiều phần mềm khác nhau. Hy vọng rằng bạn đã nhận được những thông tin hữu ích về hóa đơn điện tử từ câu trả lời này.

Kết luận

Trên đây là những thông tin hữu ích về lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử mà những nhà bán hàng cần biết. Mong là bài viết sẽ giúp bạn tránh và khắc phục tình huống này hiệu quả!

Các tìm kiếm liên quan đến chủ đề “xuất hóa đơn điện tử”

cách xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ	phần mềm xuất hóa đơn điện tử	xuất hóa đơn điện tử	quy định về hóa đơn điện tử mới nhất
xuất hóa đơn điện tử	thông tư 78 về hóa đơn điện tử	quy định về xuất hóa đơn	thông tư 78 về hóa đơn điện tử

Bài liên quan

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Chữ ký số và Chữ ký điện tử giống và khác nhau thế nào?

Chữ ký số của Ban Cơ yếu Chính Phủ là gì? Thủ tục cấp thế nào

Từ A-Z về dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cho người mới